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摘要：在这么多年的会议服务过程中，杭州伍方会议服务经历了数百场会议现场的过程，在这些会议举办的过程中，难免都有可能发生一些与会者无法预测的事情，所以大家都应该要有个准备方案，为会议的圆满举办做好充足的准备。
8月20日-22日，在Viking酒店举行了金融保险会议策划人协会东北分会会议。在其中一次小组会议上，讨论坦率而热烈，话题是在这个不确定的年代如何为意外事件做安排的问题。小组中有4名成员，包括一名律师、一个安全专家、一个酒店销售代表和一位高级会议策划人。他们就诸多问题提出了自己的建议，包括合同语言、事前计划以及现场紧急事件管理。阿曼德巴特提尼律师说严格执行不可预测条款是一个新兴的趋势。“法庭不会允许你逃避合同责任”，他说，“策划人查看合同语言时，要确保合同中明确规定哪些特定状况会迫使你取消一项活动，特定状况包括流感、纵火和恐怖主义等。”这是非常重要的，因为各国在认定什么是灾难方面会有“司法差异”，比如在欧洲，罢工是常见的事，不会被认定是取消会议的充足理由。
合同规定非常关键，但是当会议被迫取消时，最明智的做法是“在没有律师的情况下解决问题”，巴特提尼强调说，“要不惜一切避免诉讼”。
小组和听众中的会议策划人和酒店管理人都认同一点：关系决定一切。组员菲利斯康奈莉是波士顿自由共同集团的高级会议策划人，她说：“9.11之后，我们的公司添加了新的不可预测条款，是一些我无需动用的条款。”她举例说，一次会议原定在东南部的里兹-卡尔顿举行。会议召开前，此地遭受了飓风的袭击。但是，这次会议被顺利地转移到别处的一家里兹-卡尔顿酒店举行，没有任何诉讼。
帕姆福格森是芝加哥里兹-卡尔顿酒店的保险销售主管。他说一些酒店已经实施了若干政策，帮助会议策划人应对灾难事件。当一级飓风发生时，里兹-卡尔顿不仅会帮助重新安排会议场所，而且会退回5%的房费，把会议服务经理送往新的会议场所。福格森还建议策划人询问一下酒店是否有卫星电话，若有的话，即使其他所有的电话服务都出了故障，会议策划人仍能够与酒店安保人员保持联络。
李奥米斯尔是宝成国土安全紧急事件管理的办公室主管，他警告说，会议策划人往往不去酒店进行实地考察，也不去与安保人员接洽。“你需要搞清楚一些基本的东西，比如火灾警告程序，”他强调说，“因为旧系统和新系统并存，一家酒店与另一家酒店的系统也各不相同，因此你要决定的重要问题是：在有炸弹恐吓时，是否会有策划人或者安保人员来疏散人群？”
米斯尔的窍门还包括：要准备一份与会者疏散单。单子上包括在紧急事件发生时，与会者应该去哪儿；为与会者的家人或朋友建立紧急事件联系电话；查明紧急事件管理主管在会议地点的位置，他会有重要的联络信息，比如红十字会，紧急运送服务的联系方式等。他警告说“如果事先没有这些信息，紧急事件发生时就会一片混乱。”
所以，一场圆满的会议应该要有一个圆满的策划，如果想法策划都错了，执行力越到位，就越南辕北辙，事与愿违，希望对大家能有所帮助。
