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不论是酒店还是会议中心，往往存在各种形状、布置、大小不一的会议室。会议经理除考虑参会人数外，在会议室的选择方面往往还要考虑以下方面：
1．会议的天数
大部分会议的会期在2～3天，一般较少超过5天(不包括短线旅游时间)。会期长，会议场地面积要大些；会期短，会议场地面积稍小也不会引起人们烦躁。另外，若会议天数较多，如分组会议，可以适当调换会议室，避免与会者对同一场地产生厌倦。
2．会议的类型
不同类型的会议对场地的要求也不同。讲座型会议需要一个讲台，会议室的布置宜采用剧院式；讨论会则可以采用圆桌式，使参会讨论者能平等地参与讨论，发表意见。
3．布置形式和出席人员
出席会议的人员数量和现场布置的形式对会议室的选择有很大影响，剧院式的布置容纳的出席人数最多，而U形结构的容纳人数较少。
4．对视听设备和讲台的要求
会议的演讲者对于会场的视听设备会有特定的要求，如投影机、幻灯机、影碟机等。对于高级别的会议或电视电话会议，对视听设备和讲台的要求更高。随着科技的发展，现代化的会议系统越来越被广泛利用。
5．来自外界的噪音干扰
在会议室的选择上，还需考虑其他噪音的干扰，如会议不要选择在音乐厅附近的会议室；培训性会议的会议室不要靠近人流量大的通道；董事会会议应安排在比较僻静的会议室。
6．避开竞争性团体
所谓竞争性团体，是指在政治观点、宗教信仰等方面有较大冲突的团体，或者互为商业竞争对手的企业。在安排会议室时应将竞争性团体分在不同楼层，或者相距较远的两个会议室，以避免发生不必要的纠纷。
7．其他事宜
对于一些有特殊要求的会议，如现场设备演示会等，对会议场地的要求也较特殊，如地面承重，运输便利等。还有些会议，如歌舞晚会则对灯光、音响和舞台有着独特的要求。
参考资料：杭州伍方会议服务
