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会展文案结构的元素是指表现会展文案主题信息的基本组成单元，包括标题、稿本性质、题注、作者名称或姓名、称呼、主送机关、正文、印章或签署、成文时间等。这些结构元素并非每份会展文案都必须具备，写作时可根据会展文案的性质、类型加以选择，合理组合。
(一)标题
标题是对会展文案内容的高度概括与提炼。一个好的标题往往给人深刻印象，能引起人们的阅读注意和兴趣。
1．标题组成方式。会展文案标题的组成有下列几种方式：
(1)发文机关或会议名称+事由+文种。这种方式主要用于以机关或会议的名义发出的文件。比如，《北京市人民政府关于促进会展业发展的若干意见》、《中国共产党上海市第七届委员会第六次全体会议关于市委常委工作会议的报告》。
(2)发文机关或会议名称+文种。比如，《上海市人民政府令》、《建筑师、工程师注册制度研讨会纪要》。
(3)事由(主题)+文种。比如，《中华人民共和国加人世界贸易组织议定书》、《出国举办经济贸易展览会审批管理办法》等。
(4)仅标明文种。比如，《新闻公报》、《联合声明》等。
(5)复合式标题。复合式标题有三种形式：
第一种由主题和副题组成。主题，又称正题，解释会展文案的主题。副题，又称子题，补充说明作者、文种和适用范围等信息，常常用破折号引出。会展简报、会议报告、调查报告、会展总结、会展新闻等可采用这种标题。
第二种是在主标题上增加一个提示性、渲染性的眉题(或称肩题、引题)，一般用于会展新闻写作。
第三种是由引题、正题和子题组成，仅用于会展新闻写作。
2．标题制作要注意的问题。
(1)发文机关和会议名称要用全称或规范化简称。
(2)标题中的事由或主题部分应当准确、简要地概括会展文案的主要信 息，并注意语法的规范性和语义的准确性。
(3)发布、印发、批转、转发会展文案时，标题中对被发布、印发、批转、转发的会展文案标题外加书名号。
(4)为了便于会展文案的引用、转发、汇编、归档以及计算机和网络检索，会展文案的标题应尽可能标明发文机关、事由(主题)和文种。会展公文的标题，除会议纪要外，不应省略发文机关。
(二)稿本性质
会展文案写作和印制时，除了正本和副本外，其他的稿本形态都应当在标题之后或下方注明，以区别于正本和副本的法定效力。规范性会展文案中的暂行本和试行本也必须标注，以免同普通正本相混淆。稿本性质有两种标注方式：
1．提交会议讨论或审议表决，尚未产生法定效力的会展文案，应在标题之后或下方居中用括号标明“草案”、“修正草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”。
2．暂行本和试行本的“暂行”和“试行”两字既可置于文种之前，限定文种，也可置于文种之后用圆括号括住。
(三)题注
1．使用题注的范围。题注是位于标题之下，说明该文案通过、签署、发布、修订、生效等有关信息的结构元素。会议通过的文件或者法律、法规、
规章等文案，应当标识题注。
2．题注的标注形式。
(1)通过日期+会议名称+“通过”字样，如修订后重新发布，标明修订日期。用于在会议上表决通过的文件。会议名称应当写全称，以示庄重。
如
《中华人民共和国宪法修正案》(1993年3月15日第九届全国人民代表大会第二次会议通过)
(2)发布机关+发布日期+“发布”字样，如修订后重新发布，标明修订日期。用于发布行政法规和规章。
(3)批准日期+批准机关+“批准”字样；发布日期+发布机关+“发布”字样。用于经上级机关批准，由本机关发布的公文。
(4)发布日期+发布机关+令号+“发布”字样。用于以命令形式发布的法规和规章。
(5)签署日期+签署地点。主要用于国际性会议通过或共同签署的公约、宣言、章程等。如
《国际展览会公约》于l928年11月22日在巴黎签署，并经1948年5月10日、l966年11月16日、l972年11月30日《议定书》和1982年6月24日及l988年5月31日《修正案》增补
3．使用题注应注意的问题。
(1)采用题注的文件，一般不再标注主送机关、成文日期等项目。
(2)题注的位置在标题的正下方，一般用圆括号括住，居中。文字较多的题注也可以不用括号，列于标题之下，正文之上。
(3)题注中的日期可用阿拉伯数字表述。
(四)作者名称或姓名
会议报告和讲话、调查报告、经验介绍材料等会展文案，要在标题下方标明法定作者或报告人的名称或姓名。
(五)称呼
称呼主要用于信函、讲话、报告、致辞一类的会展文案。称呼要根据文案的性质和称呼对象的身份、范围等情况确定。一般要把握这样几点原则：一是身份从高到低；二是性别先女后男；三是尽可能覆盖全体参加对象。比如，提请代表大会审议的报告，应当称呼“各位代表”；欢迎会上的致辞，应当首先称呼欢迎对象，再称呼其他参加对象，如“尊敬的××X先生，各位来宾，女士们、先生们”；介绍经验等一般性发言，应当先称呼领导，再称呼
来宾，最后称呼代表，如“各位领导、各位来宾、各位代表”。称呼要在标题之下空一行顶格书写，后标冒号。
(六)主送机关
主送机关即公文的主要受理机关。主送机关是一种特定的称呼。凡是以机关的名义制发，并有明确的受理机关的会展文案，应标明主送机关。主送机关的写作应当清楚明确，尽量不写“各有关单位”，以免造成责任不清、互相推诿的情况。
主送机关的写法有下列几种：
(1)特称或单称。用于向一个特定的机关行文。使用特称要注意区域限制。在本地区、本单位可称上级为“省政府”、“市政府”、“总经理”，但跨地区、跨单位行文时，必须写明地区或单位全称，如“×x市人民政府”。上行性会展公文，特别是请示只写一个主送机关。
(2)并称。用于同时向两个以上的机关行文。向两个以上的上级机关行文时，要将主要的机关写在前面，如“党中央、国务院”。如果采取并报的形式，则在主要的机关后面写“并报×××”。
(3)转称。用于主送某一机关，同时要求转送另一机关的公文。
(4)统称。又叫泛称。即将同一类型的机关名称的共同中心语抽出，前面加“各”字，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委”。无共同中心语的机关，可按其性质统称，如“各直属机构”、“各人民团体”。
(5)递降称。用于多级下行文，如“各区(县)、镇(乡)人民政府”。
(七)正文
正文是完整表达会展文案主题信息的核心载体，一般分为开头、主体、结尾三部分。内容简单的会展文案，可以不分段落，一气呵成。
1．开头。会展文案常用的开头形式有：
(1)说明制发目的、意义和依据。
(2)揭示背景，确定全文的基调。主要用于各种工作报告、工作总结、经验介绍等会展文案的写作。
(3)介绍和评价基本情况。会展报告、会展通报、会展简报、会议纪要、会议公报等，会展文案的开头一般要概括介绍相应的基本情况。
(4)表达欢迎、欢送、祝贺、慰问、感谢等特定的礼仪信息。主要用于讲话稿、贺信、慰问信、感谢信的写作。
2．主体。会展文案主体的主要功能是说明具体情况、解释政策条文、布置工作任务、突出办法要求、回答对方询问、总结经验教训、分析原因利弊。
3．结尾。会展文案结尾常有以下几种形式：
(1)提出希望或执行要求。如“以上通知，望遵照执行”。
(2)发出号召。如“让我们以振兴中国本土动漫为目标，与时俱进，开创动漫产业新纪元”。
(3)表示信心和决心。如“我们相信，经过我们的共同努力，本届会展一定会取得圆满成功”。
(4)提出请求。主要用于请示、上行性意见、审议性报告等，如“以上请示请批复”、“以上报告，请各位代表审议”。
(5)表达祝愿。主要用于各种会议上的致辞。如“衷心感谢诸位共襄盛举”。
(6)收束全文，予以强调。如“特此决议”、“特此通知”、“特此函告”。
(八)印章或签署
1．印章。需对外发出的会展文案，除了在媒体上公布、会议通过和领导人签署之外，在缮印后，都应在落款处按规定的方式加盖机关的印章。印章、发文机关、签发人三者必须一致。
2．签署。会展文案的签署有两种情况：
一是以领导人名义发出的会展文案，如公布会展法规和规章的命令，向法定性会议提出议案，对重要贵宾发出请柬或邀请函，任免性通知以及重要的聘书等，由签发文件的领导人在正本的正文末尾亲笔署名，用以证实其法定效力或体现礼节会展文案，签署的权限仅限于正职或代理正职的领导人，副职不签署。签署前，应先印好领导人的职务和签署Et期。如需要签署的文案较多，可盖领导人手写体签名章。联合发文需要签署的，应当联合签署。
二是具有协议性质的会展文案，如会展合同、会议纪要、联合公报、共同宣言等，由有关各方代表在文案的末尾共同签署姓名。
(九)成文时间
会展文案如果没有在正文中特别说明，一般都是以成文时间作为法定的生效时问。确定成文时间应当遵循以下几条规则：
1．由领导人签发的会展文案，以签发日期为准。
2．经会议讨论通过的会展文案，以通过日期为准。
3．通过谈判协商达成的会展文案，以各方共同签字的日期为准。
4．需合签才能生效或者联合制发的会展文案，如各方签字的日期不同，则以最后一个单位的领导人签发的日期为准。
5．需要报请上一级机关或部门批准的会展文案，以批准日期为准。
6．会展文案以电报形式发出的，以发报日期为准。
7．特殊情况署印发El期。
