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会展招展函是办展机构为了招揽目标参展商参展而对会展基本情况和将要达到的目标、任务进行介绍的文本文件。招展函以向目标参展商说明会展的有关情况，引起他们参加会展活动的兴趣为目的，提供相关资料给目标参展商。
招展函的主要作用是向目标参展商说明会展的有关情况，并引起他们对参加会展的兴趣。招展函是会展进行展位营销时的核心资料之一，也是目标参展商最初了解会展情况的主要信息来源。因此招展函的策划和编印工作在会展的招展策划和展位营销工作中占有重要地位。
(一)会展招展函的内容
招展函主要包括以下内容：
1．会展的基本内容。
(1)会展名称。
会展名称一般放在会展招展函封面最醒目的位置，会展的名称一般用较大字体着重表示。如果会展是国际性的，会展的名称还包括其英文名称。
(2)会展的举办时间和地点。
会展的举办时间和地点一般放在会展招展函的封面。举办时间也可以放在招展函的内页，只不过放在封面的举办时间是会展的正式展览时间；放在内页的举办时间往往还包括会展的布展、撤展和对专业及普通观众的开放时间等。举办地点需要介绍会展场馆所在的城市位置、场馆容量、配套设施和周边环境等。
(3)办展机构。
办展机构包括会展的主办单位、承办单位、协办单位和支持单位等，有时候还包括会展的批准机构。它们通常被放在会展招展函的封面。
(4)办展起因和办展目标。
简要说明举办该会展的原因和将要达到的目标，如果是已经连续举办多次的会展，那么对往届会展的回顾将是十分必要的。
(5)会展特色。
用简洁的语言概括会展的特色，以易于传播为撰写标准。
(6)展品范围。
详细地列明会展的展品范围，有时候还包括会展的展区划分，供参展商做参展决策时参考。
(7)价格。
列明会展的各种价格，包括空地价格、标准展位价格、室外场地价格等。对于标准展位，一般还要对其基本配置做出详细说明。
2．市场状况介绍。
(1)行业状况。
结合会展的定位，对会展展览题材所在行业的状况作简要介绍。
(2)市场状况。
根据会展的定位和市场辐射范围的大小，简要介绍该区域的市场状况。
3．会展招商和宣传推广计划。
(1)招商计划。
简要介绍会展计划邀请专业观众的办法、范围和渠道。如果会展已经连续举办多次，那么，对往届会展到会观众的回顾分析将是十分必要的。
(2)宣传推广计划。
介绍会展宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及会展计划如何扩大其影响的措施等。会展宣传推广计划是参展商较关注的项目，需要详细列明。
(3)相关活动。
简要介绍会展期间将要举办的相关活动，以及各种活动的举办时间和地点、参展商参加活动的联系方法等。会展相关活动既有对会展的宣传和辅助作用，也有对参展商的宣传和展示作用，有些参展商因此而乐意参展。
(4)服务项目。
招展函要明确告诉目标参展商，如果他们参展将能从会展中获得怎样的服务，这些服务包括会展为他们提供的各种有偿服务和无偿服务。
4．参展办法。
(1)参展手续。
简要说明参展需要办理的手续。
(2)付款方式。
列明会展的开户银行、开户名称和账号、收款单位名称、参展商参展的付款办法、应付定金的数量和付款时间等。
(3)参展申请表。
预留参展商参展申请表，一旦目标参展商计划参展，他们可以直接填写该表并传真或快递到办展机构预订展位。
(4)联系办法。
列明办展机构的联系地址、电话、传真、网址和e-mail等信息。
(5)各种图片、图案。
招展函还应有一些图片和图案，如展馆平面图和以往会展的现场照片等。这些图片既可以对会展相关情况作进一步的说明，也可以起到美化招展函的作用。
(二)会展招展函的写作规范
因会展招展函内容比较繁杂，所以在编制招展函时要对其内容、图片和版面做仔细的规划和安排，使招展函在会展招展的过程中发挥其应有的作用。
1．内容准确。
招展函很多时候是参展商了解会展的第一手资料，也是他们最后做出参展决策的重要参考资料，在会展与其目标参展商进行沟通和联系时起着重要的作用。因此，招展函所包括的内容一定要全面、准确。
2．简单实用。
招展函的内容要实用，与会展招展无关的内容尽量不要写入招展函。
3．美观大方。
招展函的版式安排、文字图片等的布局要美观大方，字体要适合人们的阅读习惯。
4．便于传递。
由于招展函一般要通过邮寄或招展工作人员携带而传递到目标参展商手中，因此，招展函的制作样式要便于邮寄和携带。
