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(一)会展文案的收集
1．会展文案收集的目的。
完善的会展文案收集既可以有效地防止文件泄密，又能够为评估和总结会展活动搜集资料，还能够为会展文案的立卷归档做准备，因此十分重要。
2．会展文案收集的要求。
会展文案收集应尽量做到资料齐全和整理及时，以使会展档案能够全面反映会展活动的真实面貌，提高日后的查考利用价值，并有效防止泄密。
3．会展文案收集的范围。
会展文案收集的范围包括会展活动中产生的所有文案，既包括纸质、电子、图片、声频、视频等各种类型的文件，也包括草稿、讨论稿、修正稿、送审稿、草案、修正草案、表决稿等各个阶段的文件。
(二)会展文案的立卷
1．会展文案立卷的意义。
会展文案立卷时对会展文件的系统性收集整理、规律性排列组合，可以为日后的查考和利用提供方便，并能够在最大范围内保持会展文案的完整性和系统性，为会展档案的高效、现代化的管理奠定基础，为此后举办同类会展活动提供借鉴。
2．会展文案立卷的方法。
会展文案的立卷分为两种情况：一种情况是对会展企业(组织)在平时管理工作中产生或收到的文案进行立卷；另一种情况是对某个特定的会展活动中的文案进行立卷。这两种情况的立卷方法有所不同。
(1)会展企业(组织)平时管理工作文案的立卷方法。常用的方法有六种：一是按作者特征立卷，即将由同一作者(法定会展组织或其代表)制发的文案组成一个案卷；二是按问题特征立卷，即将反映同一问题的文案组成一个案卷；三是按名称特征立卷，即将同一文种的文案组成一个案卷；四是按时间特征立卷，即将内容针对同一时间或同一时问内形成的文案组成一个案卷；五是按地区特征立卷，即将来自同一地区或内容针对同一地区的文案组成一个案卷；六是按通信者特征立卷，即将本单位与外单位就某一个或某几个问题的相互往来文案组成一个案卷。
(2)特定会展活动文案的立卷方法。不同的会展活动在性质、形式以及文案数量方面有所区别，因此对一次特定的会展活动来说，立卷方法应根据具体情况确定。以下几种方法可供参考：一是规模较大的会展活动，如专题工作会议、法定性代表大会、洽谈会、展览会应当一会一卷。二是大型综合
性活动由于配套活动多，文件数量大，可依据活动的类型分别组卷。比如，举办大型经贸洽谈会，可分别按展览展示活动、高层论坛活动、投资说明会等活动分别立卷。三是会展企业(组织)内部举行的日常工作会议的会议记录、会议纪要、决定、决议按会议性质和会议名称立卷。
3．会展文案立卷的步骤。
会展文案一般按以下步骤进行立卷：
(1)制定案卷目录。即在年初根据本单位会展文案形成的规律，对一年内可能产生和收到的会展文案，按立卷的要求和方法，预先编制立卷方案。案卷类目由类别和条款组成。类别可以按会展文案所反映的问题分类，也可以按单位内部的工作部门分类。
(2)即时归卷。即随时对已经处理完毕的会展文案，有计划地进行收集整理，并依据案卷类目准确归卷。
(3)调整案卷。立卷前从以下几方面进行检查：会展文件是否收集齐全；同一条款内是否有多余或重复的文案；是否保持文案之问的内在联系；是否体现立卷的特征；密级和保存价值是否一致；数量是否适当(一卷一般不超过200张)。如发现问题，应予调整。
(4)排列次序。经过调整的会展文案要根据文件之间的联系，确定卷内每份文件的固定位置。
(5)拟写案卷标题。案卷标题是对卷内文件特征的概括，其作用是帮助档案利用者查找具体的文件，并为档案的整理编目、登记及编制档案检索工作提供依据。拟写案卷标题，要求内容概括、确切，文字精练、准确，结构统一、完整。案卷标题的结构一般应当由作者、问题和名称三部分构成，运用地区特征的，要标明地区；运用时间特征的，应标明年度；运用通信者特征的，应标明通信者名称。比如《××会展公司2008年员工培训计划、报告、总结》。一会一卷的案卷标题一般应当由会议(活动)名称(应当写全称)和“文件”字样构成，如《2008年第×届××博览会文件》。
(6)编目定卷。完成上述步骤之后，就可对卷内文件编排页号、填写卷内目录和备考表。永久和长期保存的案卷，一般都要装订。有些经常需要复制或实行计算机检索的案卷，可不装订。装订后的案卷还要填写案卷封面和卷脊。
(7)案卷归档。凡属立卷范围的会展文案，立卷后一律移交档案部门保管。归档时间一般在次年的上半年。移交时应编制案卷目录。目录后应附有移交备考表，写明案卷总数、移交时问，在交接时由移交人和接收人双方签字。移交目录要一式三份，一份经双方签字后留立卷部门存查，另两份由档
案部门保存。
