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一、记载会展信息
会展活动是会议、展览、节事经济活动相互融合的产物，是人们交流和信息互动的重要平台，需要运用会展文案来记录信息，并在记录的基础上发布、沟通、交流和保存，发挥其现实和历史的效用。因此，会展文案的根本作用就是记载会展信息，其他的作用都是由此派生的。
二、 实施会展管理
会展作为一种以追求经济消息为主要目的，以市场化运作提供社会化服务的经济活动，具有高度的组织性和前瞻性，任何一次会展活动的成功举行无不需要依靠一系列的会展文案才能完成策划、立项、实施、总结等工作环节，从而实现对会展活动流程的领导与管理。同事，会展记录、会展简报等会展文案还向会展活动的主办机构和领导者及时提供会展活动的动态信息，以便发现问题、分析趋势、作出判断、采取有效措施，保证会展活动目标的顺利实现。
三、 保障会展服务
会展服务是指在会展举办过程中，由主办方或承办方以及其他服务商向与会者、参会者、客商、观众以及记者所提供的各项服务，服务的内容包括策划、信息、接待、翻译、记录、广告、观光、考察、礼仪、金融、布展、撤展、物流、通关等诸多方面。会展文案则提供各种会展服务的文本规划，以便于参加对象了解有关会展活动的目标、主题、背景、方式、服务项目等重要信息，决定是否参会、参展，或者选择自己需要的服务项目。
四、 促进交流和沟通
会展是一种信息密集的交流活动，会展文案则是促进会展参加对象信息交流与沟通的媒介。会议议案、会展简报、大会报告、展品介绍等会展文案能使信息以最快的速度在参加对象之间相互交流，从而发挥沟通思想、交换意见、弥合分歧、促进知识、协调关系、宣传品牌、达成交易等作用。
五、 体现过程和成果
会展文案是会展活动的缩影，既全面反映会展活动的过程，又集中体现会展活动的成果。比如，会议记录、会谈记录等文案是对会展活动真实情况的客观记载；决定、决议、宣传、意向书、协议书等文案，体现了会展活动的成果，标志着会展活动取得了圆满的成功。
六、 提供参考和利用
会展活动中形成的各种文案，反映了会展管理过程以及相关组织参与会展活动的情况。再起完成现实使命后，其中有保存价值的部分经过立卷、归档，便转化为档案，称为会展活动的历史见证，以供别人参考、研究和利用，为别人实施会展管理、举办会展活动提供借鉴。
参考资料：http://wenku.baidu.com/view/89ab508f6529647d272852a3.html
