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现在企业召开会议，特别是在外地召开的会议，首先要选择合适的会议场地，了解会议场地的相关费用，确保我们的预算能够满足会议的支出。一般来讲，会议场地更多的是在酒店的会议室内进行，很多酒店的会议都能够满足不同规模会议的需要，费用的差异需要自己或承办方做出适当的调查。会议室的费用一般包括会议场地租金、设备租赁费用、布置费用、其它支出费用等。
会议场地租金
通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
会议设施租赁费用
此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（可向专业公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。
另外，由于品牌、产地及新旧不同，这些会议设施的租赁价格可能相差很大。
会场布置费用
如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的服务商协商。
其他支出费用
这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
