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如果没能按时布置好展台，做到一切准备工作完美无缺的话，那么即使你的策划是世界上最帮的也没有用。为了确保一切按计划进行，建议大家注意以下事项；
1、如果可能，一定要用新的纸板箱或板条箱。
不要老是重复使用已经用过无数次的纸板箱。新箱子不但能给展品提供更好的保护，还可以避免运输方以包装不好为由对旅游中造成的损坏推卸责任。
2、使包装易卸载及安装。
遵循“后如先出”的方法：最后打包的应该是地毯、垫子以及电缆和工具，这样开始安装展台时，有些东西就能最先准备好。同时还的记住给箱子编号，并随身携带行李的列表，这样你才能知道每个箱子里面装的是什么。
3、确保所有东西的安全，不管是里面的还是外面的。
当箱子被摇晃时，箱内物品应该没有明显的晃动。一定要放减震的填塞物，但是不要用泡沫粒（这东西太凌乱效果不好）。如果你使用收缩性薄膜包装，那么别用透明的，用黑色的，这样可以把里面的东西遮蔽起来。要确保外部的安全则要用结实的包装带把箱子捆起来。在接口处贴上书写清晰、字体够大的地址标识，顶部和低部都要贴，这样才能确定箱子是否被打开过。
4、确认地址标识准确无误。
如果将一个只写有会议中心地址的箱子寄出，多半的结果会是丢失或者退递。确定在箱子上写上了你的公司名称、会展名称、展台编号、投递点的名称和地址、联系人姓名以及电话号码。每次会展结束后就的撕下旧的标识，以免下次运输时引起混淆。
5、在拆卸的过程中申请外运标签，在安装期间贴在空箱子上。
确定在箱子上贴上“空”标签，在会展期间交由GSC保管。任何你希望在会展结束后被归还的物品，都贴上这个标签，包括货盘，这样GSC才知道那些物品是要储藏起来而不是仍掉。
6、确保你的承运商在紧急情况下可以联系到你。
确保他们可以在出现推迟等任何需要通知你的情况时联系到你。你的告诉他们你的语音信箱号码、电邮地址、手机号码、家里的电话号码以及其他私人号码，一及任何临时的联系方式。童谣也的向承运商索要他们的紧急联系方式。
7、选择以会展物资运输为主业的承运商。
很多会展都会对用UPS、FDEX或其他此类方式邮递的小件加收费用或者提高运输费。专业的会展承运商在这些方面很在行。
他们知道如何去应付这些“运货管理”的细节，如果你请一般的承运商，你恐怕还得另外花钱请人帮你打理这些事项。
8、千万不要在会场和工会争吵。
你可能会在争吵中取胜，但可能失去全局的成功。要友善对待归还给你空箱子的工人，但在你的财务没有被全部归还之前，不要给他们小费（会展是不允许在大厅里给小费的。做任何事之前都要首先了解一下当地的规定）。如果你真的想犒赏一下他们，不如考虑给他们瓶水或者快餐，总之不要直接给小费。
9、为箱子创设独特的记号或图案
一种办法是把所有箱子的一角刷上某种统一的颜色，例如公司的代表色。或者更好的办法是把整只箱子都印成哪个颜色。这样不仅你可以把箱子放在会场，而且可以帮助你的承运商把你的材料放在正确的位置，如果他们搞混了的话。
10、向会场的一般服务承办商索要提货单。
这份文件就是GSC接手保管你的货物的收条，同时你也得确保他们知道如何处理这些货物。你的确切的知道你有多少箱子需要被运输，每个箱子的准确重量又是多少。要记住在你的货物被搬上承运商的货车之前，GSC对任何的损失都是不负责的。这就意味着你的一直盯着你的箱子直到完全装载。一定要指派你自己的承运商，否则GSC就会用会展指定的承运商，那就意味着你的货物都将以收件人付款的方式被运送，而你的在收到你的货物前付清所有的费用。
