会务服务标准及流程

无论举办什么类型的会议，都离不开会议现场服务。可以说，会议现场服务是整个会议的基础工作，如果这部分工作做得不够到位，就会让人产生出会议举办方对活动不够重视的认知，从而影响到企业形象的建立。所以会议现场服务对于一场会议来说极为重要，应该引起会议举办方的高度重视。而会务服务是一门学问，现在市面上也有很多关于会务服务的课程。加强会议服务能有效树立企业形象，那么会务服务标准及流程有哪些呢？快来和杭州会务公司小编一起来看看吧。

会务服务标准及流程

 

 

一、会务服务标准

1、会议桌、椅摆放要整齐，在一条直线上。盖杯要放在杯垫上，摆在座位的右上方，杯把朝右侧，摆放位置要求在一条直线上。烟缸三位共用一个，摆放时与杯子成一条直线。

2、会议开始前半小时，备好充足开水、调试音响，开启照明、调节空调温度（灵活控制）。

3、检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。

4、根据客人要求，将指示牌放在特定位置。

5、服务员于开会前30分钟，精神饱满地在门口等候。VIP会议于会前1小时到岗，精神饱满地在门口迎候。

6、水牌引导，迎送服务（电梯间、会议室门口由会服人员引导）。

7、当客人来到会议室时，会服人员应礼貌热情地向客人问好：“您好，请进！”，并以手势示意，请客人进入会议室入座。

8、先到达的客人入座以后，服务员从客人右侧提供茶水服务，会议期间提供茶水服务从主席台或领导开始。

9、会议室更换烟灰杠的频次为：每半小时左右为客人更换一次。

10、会议添加茶水频次分别为：会议开始阶段每15分钟添加一次茶水，会议中期阶段每20分钟添加一次茶水，会议尾期阶段每20分中添加一次茶水。

11、添加茶水、更换烟灰杠时应注意：尽量不打扰客人开会，物品须轻拿轻放；询问客人时，音量要控制在最小，以免打断会议的正常进行；特殊情况可按客人要求服务。

12、会议结束时，服务员应站在门口，微笑着向客人道别：“您慢走（各位慢走），再见！”，并请会务组人员签单。

13、将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门，物品复位。

 

二、会务服务流程

 

（一）会前服务准备

1、接到会议通知后，根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形；

2、根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品；

3、如有需要，协助与会负责人复印或发放会议资料；

4、通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试；

5、会议开始前半小时检查各项准备工作是否到位，物品摆放合乎标准，各种物品摆放整齐；

6、会议开始前30分钟，会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。

 

（二）会议期间服务

1、与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。

2、会议期间要定时倒水，根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘，食物、饮料（咖啡、矿泉水和其它饮料等）等其它服务。

3、会议休息期间，要尽快整理会场，补充和更换各种物品。

4、会议期间，设备出现问题要请工程专业人员及时处理。

5、会议期间，会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。

 

（三）会后服务

1、会议结束时，会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道别。

2、客人全部退场后，请保洁人员协助整理会议物品（茶杯、毛巾、果盘、鲜花等），音响设备、空调，桌椅的清洁、复位，剩余食物、水果的处理，地地毯的吸尘、清洗，物业品设备的检查（照明、水壶、茶杯等有无破损）。

3、仔细检查会场，是否有客户遗忘的物品等。

4、检查设施设备是否有损坏，并认真做好记录。

5、清洗、消毒会议用品（茶杯、茶碟等）。

6、如是新闻发布会，会议结束后，会服人员要协助客户清理会场，保证会议室设备设施的完好。

7、请会议负责人员签字确认。

 

（四）重大会议接待

1、接到业主重大活动的通知后，了解客户活动规模、时间及具体活动要求。

2、及时通知各部门做好协调配合工作。

工程部：各种设备的调试，水、电、照明等检查，空调温度，专梯服务（开专梯人员需佩戴白手套，注意仪容仪表、礼貌用语等）。

安保部：车位的安排（了解VIP车牌号、）车辆疏导，活动重点区域的安防检查，现场治安维护，做好安全保卫工作。

保洁部：重点部位的清洁绿化（活动会场、卫生间、电梯、大堂的清洁、客人有可能活动的区域）。

客服部：做好重要客户接待引导工作，在明显位置放置引导牌，相关事务的协调工作。

3、制订配合方案，批准后实施。

4、配合业主对活动现场进行协调，留存相关资料（如照相、摄像等）。

5、活动完成后进行总结，并对实施效果进行验证。

6、相关资料整理归档。