会议接待方案

会议接待工作在一场会议服务工作当中有多重要呢？会务工作说起来就几个部分，但这几个部分的精化程度就决定了会议接待工作的成功与否。所以会务接待是一项看着简单实则复杂的工作，从会前的沟通、筹备，不同的会议也有不同的要求，具体落实体现，都需要付出极大的耐心和细心，不断的实践，不断的总结，不断的提升，总结来说就是周密计划、任务分解、责任到人、逐步落实。 

假如公司接到一个年中经销商会议项目，而你作为本次会议的负责人，你该如何策划本次会务接待工作？怎么去交一个完美的答卷呢？下面是杭州会务公司小编为大家整理的会议接待方案范文，希望能帮助到作为会务人的你们。

 

会议接待方案范文

 

 

【大型会议接待方案一】

（一）会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

 

（二）会议接待方案的基本内容

1、接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2、接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3、接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4、接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5、接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6、接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7、接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

 

【大型会议接待方案二】

 

一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

(5)摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

 

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

 

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

 

【会议接待方案三】

 

一、 会前    

1、 与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。   

2、 提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。    

3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。    

4、 确定方案，签订合同，预付定金。

 

二、 会中    

1、 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。    

2、 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。    

3、 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。    

4、 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。    

5、 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（少数民族）的确认。    

6、 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。    

7、 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。    

8、 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

 

三、 会后    

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。    

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。   

3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。