活动策划组织六要素之场所

　　我们不可能在一个随随便便的地方，哪怕你看着我们貌似是在一个随随便便的地方。

　　先来点严肃的概念吧：

　　我们很早就注意到场所这个建筑性的概念，通过经验和实践的证明我们更认为“场所”比“场地”更适合活动策划人的空间解构逻辑。所以在641法则里，我们要明确的第二个因素就是“场所”。它具有行为性，是一个在时间下，与人和行为进行互动的空间概念。

　　然后，我们可以根据活动经验总结了活动策划中的场所选择四图定律：

　　1场所构思(勾勒轮廓图)

　　2场所定位(描述位置图)

　　3设施设备(清点配置图)

　　4布置方案(细化布置图)

　　如果说时间要素的策划就是画线与点的过程，那么场所要素的策划就更像是一幅有模有样的平面图了。画图不仅可以让我们更具有空间立体感，结构美学还更能为之后动线模拟奠定良好的基础。

　　2.1 场所构思(勾勒轮廊图)

　　事实上大多数策划人都认为场所的构思是无关紧要的，理由也很明显：它不就在那儿放着吗?难道我们还能给它来个整形手术?说对了， 一个优秀的活动的策划， 绝离不开对场地的改头换面，这改头换面的构思来自于对活动主题的深刻理解和准确定位对场所提出一个关于规模面积、风格类型以及影响力等的外在框架要求，来勾勒活动场地轮廊图。这个场所轮廊图中含有丰富信息，而且它的勾勒给场所赋予了一个完整形体。

　　听起来似乎有点玄乎?那到底是什么样的呢

　　场所轮廊图包含场所风格(物象——它是什么)、场所规格(特征——它怎样?) 以及场所规模(面积——它多大?) 三个子要素。

　　注意：

　　我们在说风格类型的时候，其实我们在说活动的主题与定位。

　　我们在说场所规格的时候，其实我们在说我们的活动规格和出席人员的规格。

　　我们在说规模面积的时候，其实我们在说活动的使用面积和场地容量。

　　▷关于场所风格：

　　把活动放到合适的场所中去，至关重要，它甚至可以决定活动的成败。

　　我们接到一个活动策划任务时，你需要对活动做出全面规划，去想象一下活动的整个过程，以确定对时间和空间方面的要求。在你对活动的主题和定位确认之后，你就可以对场所的风格进行诊断。一个活动的场所选择，恰不恰当，首先看它的风格和气质是否与你的活动契合。

　　这种契合不是硬性的或者一成不变的，这不符合创意人富有颠覆性的想法。但是其必然是符合某些规律的:这就像无论你怎么有创意都不该在一场追悼会上使用"今天是个好日子"的音乐是一个道埋。尤其是我们必须强调一点，所有的创意都必须符合客户的“审美理解” 什么意思?简单地说就是，你的选择不能超越客户的理解范畴，一旦突破这个界限，无论你多有创意，无论你多么独具慧眼，你都无法执行。因此，这种选择是"以人为本"而做弹性调整的。

　　一般情况下：政府主导的活动官方严肃，具有较强的政治特征，比较适合选择一些具有地标'性或国资背景的宾馆或专门的会务场所举行。会场布置也要求清晰明快，庄重大方。

　　社会组织、群体为主导的各种论坛、学术讲座则要求演讲环境的场所，比如学校礼堂，会议厅等。

　　企业主导的活动较为灵活，一切以市场为导向进行风格匹配。新品发布会主要目的是品牌推广和宣传造势，媒体呈现效果最佳，并且要最大限度地符合企业形象，而且需要一定的布展要求，所以一般选择星级酒店或企业专门的展厅。在选择酒店的时候更加需要注意场所风格跟发布会内容相匹配。有些企业为了体现其行业权威性，将活动选址放在人民大会堂。这个当然可以有，只是不要忽视其审批手续的烦琐复杂，建议委托专业的会展公司办理。

　　我们再说一下室内与室外两种场所的特点。室内场地 一般具有场地局限性，常见的类型有：酒店宾馆、会务中心、演艺馆、体育馆、俱乐部、会所、邮轮等;它的场地规格和场地规模相对而言较容易量化，可以直接根据规格和规模要求去寻找场地。主要考察其风格和规格与活动主题和定位的匹配以及预算，场地面积和容纳人数。

　　而室外场地一般场地受限性较小。常见的类型有:公园、广场、操场、街头等;还有一些比较适合特妹类活动的室外场地比如露台、沙滩、私家花园等。它的地规格和场地规模需要的不是直接的需找而是后期的搭建和改造。

　　小贴士：室外场地需要考虑到地面是否平整，是否存在塌陷风险;天气因素季节特征的环境影响;其电力供给系统的保障，还有停车区域和厕所的位置等问题。

　　鼓励场所风格的多样性和特别性：

　　最后，就像我们之前所说，我们不会压制优秀的创意人采用独到的场地设计，相反地，我们认为任何一个场地都应该具备独特的气质和不可复制性。但这特别应该遵循一个基础原则"是否能被执行"。你要知道，如果你的方案仅仅能在电脑上呈现，那可真是悲剧。

　　风格这种气质类的属性，可以先天具备，也可以后期营造，不拘一格。

　　你可以选择个性书店，影院，改装过的仓库，棚，甚至郊区的农庄，古镇的戏台，或者是一家个性的服装店，或者尝试联络一下名人旧居遗址。只要你的活动主题与之能产生相容契合的联系，剩下的就是看说服能力和交际水准了。

　　▷关于场所规格其实，场所规格是对场所风格的补充。场所规格即你活动在选址上的标准及要求。风格和规格不仅有活主题和性质决定，还与你的活动预算密切相关。

　　其实不难理解，就像我们平时在酒店吃饭时，都要遵循一条潜规则"辈分大或者职务高者入上宾"。在巾旨人的概念中，"座次"和"差别"是深入人心的，这种区分不是为了名义上的谦让，而是中国人在几千年文化沉淀中所孕育的待人之礼。对待不同职务的人，其方法 力表现都不尽相同。

　　如果你要招待—群客人，势必会出现一个问题:你要什么样的标准?

　　需不需要车辆接送?需要放映公司资料吗?需要提前准备好茶歇和水果吗?需要订餐吗?定哪里?多少一个人的标准?需要订住宿吗?几星?标间还是套房?多少一间的标准?

　　你们公司有接待规格之一级标准、二级标准、三级标准还是特等标准吗?没有的话我建议你赶紧去整理一个规格清单，它不仅能节省大量时间，而且不会漏掉一些接待事项，最重要的，预算清晰可控。

　　在公司的接待活动中，往往需根据接待对象的身份和地位或者双方关系来确定你的接待规格。

　　一个活动场所的选择，场所规格直观反映了该活动的性质以及品质的呈现，它具有明显的质量指标和服务属性。

　　如果活动安排在五星级酒店，自然意味着你能享受它的五星服务质量以及支付它的五星价格。如果你打算把一场活动放到人民大会堂的最高规格，自然需为你所要呈现在公众视野里的至高规格形象而付出努力(包括那堆繁杂的手续或者委托办理的高额费用)。

　　酒店 会展中心、餐馆、俱乐部以及邮轮都有他么们服务行业一套既定的规格等级。你要做的事情无非是选择合适规格的活动服务场所并且用合同明确你们之间的服务标准和内容。

　　小贴士：在挑选服务规格匹配的活动场所方时，一定要明确你们之间的合同内容中的服务项。尽量多去发挥它的环境规格和服务规格以便提升你的活动规格，并且通知对方及时收走你们不支付资用的消费项。

　　冰激凌事件：我们有个客户曾经跟我们抱怨，说起他们在一个五星级酒店举办的力VIP客户答谢会的时候，有一帮客户的孩子竟然跑去活动场地旁边的冰吧台点了一大堆哈根达斯冰激凌和甜品蛋糕。他们不能得罪客户，也未与酒店方事先明确消费项目，为此他们支付了一笔相当令人哭笑不得的额外费用。

　　▷关于场所规模

　　场地规模含两个基本内容，即场所达到你活动规模的使用面积，以及能容纳活动参与人员数量。活动区域又分主活动区域、辅活动区域与活动环境要求。

　　举例：2013年全国大众胎拳道精英挑战赛

　　场地观众2000多人，来自全国各省12支参赛队总计200余名参赛队友，国家体育局官员和裁判20余人。

　　我们对场所构思进行以下情景勾勒：

　　附：赛台尺寸要求图

　　通过这一步的场景的初步勾勒，我们可以得到以下关键信息：

　　①必须保证有一个至少12皿X12皿的比赛主赛台区域，需搭赛台;

　　②除主活动场地外，必须有其他的一些空间延展作为辅活动场地;

　　③必须有能容纳2000人左右的看台位置;

　　④具备一定的开放性，室内场地。

　　所以在接到一个活动场所选择任务的时候，我们需要先判定该活动主题和定位下的应选择的场所性质，风格以及规格。然后再对场所的具体规模进行初步勾勒。