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活动策划组织六要素之时间

发布时间:2017-04-07   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

  时间 TIME ??? TIME !!!

  这是个好玩的东西:它是一切的保障,没有它,一切看起来就像扯淡;讨论它,又会发现无穷无尽。时间就像一个孩子,充满了不可控性,但同时又兼具可塑性。 要理解它显然不是一件容易的事情,因此我们不妨先来真正了解一下,在活动中贯穿始终的时间到底是个什么玩意:

  

 

  伟大的霍金先生告诉我们,传统的坐标轴是不正确的,因为缺少了其中一维,即是时间。凡是和时间挂钩的事物便只具有了单向性,这要求你从一开始就为一场活动定义发展的方向,并且加以管控:我们管它叫6T活动时间法则。

  

 

  你一定听说过一句话,叫作"聪明地偷懒"。于是大部分践行者便孜孜不倦地履行着这一法则:他们也许很清楚6T中的全部,但在实践中,他们往往只对前三者进行把控:时间,时刻,时长。看看一般的会务邀请函你就知道了:

  相对而言,这三者的把控是容易的,但时限、时候和时机这几个似乎不那么起眼的要素,才是我们活动策划者在考虑活动时间设置时最需注意的环节,它直接影响甚至决定了每个环节的选择,调控以及变更。

  

 

  

 

  1.1 活动时间(日期)的选择:

  毫无疑问,选对日期非常关键,要让你的活动获得成功,关键是要挑选一个好的日子或者最合适的日期。尤其在中国这个古老的国度,择日简直太重要了! 如果你敢于在清明节策划一场上市发布会,并且用扩音喇叭大声公放"今天是个好日子",我们只能说你的勇气实在是异于常人,你的客户也非凡人,而且很快你会被卷入一场舆论大战。

  因此任何活动:无论婚丧嫁娶,还是安床架灶或出行祭祀等,都是非常重视选择良辰吉日的,以前的老式挂历、老黄历上也往往会写满了各种择日信息,在我们父辈的时代,这些知识都是非常普及和流行的。大部分农村以及大型建筑项目开工,依然还是会专门地进行择

  日。比如农村建房动土、上梁、楼盘选址、开工都会择日、看风水。虽然我们不推崇你搞迷信崇拜,但依然对每种特定日期要有一定程度的了解。

  再回到一场活动当中来,要选择合适活动日期。你得知道需要考虑哪些影响因素:

  ▷人的因素:首先要考虑的是保证大多数人能够出席,尤其是关键人员的出席。

  经验告诉我们,如果你需要在活动中邀请重要人物的话,你就必须得提早去预约他们的日程和档期。

  在我们组织第二届全国跆拳道大众精英挑战赛时,我们活动的时间被修订了三回,其原因无一不是主办方国家体育总局的领导在日程上发生了冲突。

  而大多数人员出席活动时影响的无非以下几个方面:

  ①首先,要考虑到是否跟他们的正常日程存在冲突,如果不是工作名义的话,你不要指望上班族能在周一上午来参加你们的产品发布会。还有,世界杯期间就不要邀请你们的朋友出去旅行了, 这个时候他们更愿意待在家里吃着炸鸡喝啤酒。

  

 

  ②要考虑到天气的情况,天气预报说本周周末暴雨,你还执意要搞一场孩子的户外体验活动,那真是一个偏执的行为,我们可以预见到你在那天清晨一大早就接到请假缺席的电话,任何家长都不愿意在这种鬼天气带着孩子堵车在滂沱的大雨中,也不愿意相信你保证孩子不

  会感冒的承诺。

  ③最后我们要说的是,活动的吸引力程度。如果这个活动的宣传和推广如茅草般枯燥乏味,缺乏新意。他们就是有大把的时间和精力也是不会劳驾出现在你的现场。而它的魅力在于可以抵消以上两种因素的影响。

  ▷场地因素:其次你得保证在这个时间里场地可以正常使用。

  如果你们活动场地在室内,比如酒店。你就应该知道中国婚礼的高峰期是在五月份和十月份,你应该很不希望自己跟新婚夫妻去抢活动场地。而且你也不会希望在你们严肃地举行新闻发布会的时候,隔壁的司仪正在带领大家唱祝酒词。

  如果活动场地在户外,你就应该让自己成为一个气象预报员,清楚地知道当下季节和天气情况。夏天的阵雨,冬天的飘雪,瑟瑟的寒风有时候会添加一些情调,但大多时候只会让你的活动现场变成灾难。

  ▷事件因素:你得考虑一下,是否存在一些事件需要你再去斟酌一下这个时间的选择。我们一定要对生存的这个世界每天正在发生的事情保持高度的敏感度。

  ①同城事件:关注一下你所在城市的新闻和事件,

  尤其是需要关注交通、治安类事件,看看会不会影响你们既定的活动日期的选择。

  2011年8月杭州的1500多辆出租车司机进行了连续三天的罢工,我们知道消息后,临时后延了我们在* ** *酒店举行的一个客户答谢会的开幕时间。事实是,当天确实有许多我们的客户并不能按照事先约定的时间赶到酒店。

  小贴士 :

  ■交通事件敏感关健词:出租车、地铁、公交车、航班、道路管制、封道等

  ■治安事件敦感关健词:罢工、集会、恐怖事件、暴力袭击等

  ②同行业事件· 事件性的关注还需密切关注业内的消息。行业内的互掐和合作会让一些活动显得更有意思。

  2013年,6月一过,国内的"电商大战"便迅速吹响号角,苏宁、京东和国美,亚马逊、当当网、易迅网和1号店等品牌都积极"参战"。并且通过海报的设计和文案的噱头让这场电商竞争活动最终演泽成了一场电商集体狂欢SHOW。

  ③其他公众事件因素:国际国内一些公众事件。

  比如,2013年7月宁波余姚洪灾的时候,我们的许多客户都把8月份的庆典活动取消或者延期。

  还有在中国,如果你的活动主办方是日系品牌或者身份,就千万不要选在9 • 18这一天举办任何性质的公开活动。也不要在9 •11期间邀请你的美国客人参加狂欢节。

  ▷节假日因素:相信我,这个因素的影响力巨大,你是躲不去过去的。在中国,假日迁徙和假日综合征都是很有代表性的特征。

  我们的节假日一般包括周末,国家公休日,传统民俗日、重大节庆、重大赛事等。

  一般情况下,不要在节假日期间邀请客户尤其是政府公职人员参加活动,他们一般会提早对自己的假日做安排,除非是一些迫不得已非得参加或者正好需要的活动。了解这些客户的需求,才能使他们出现在你们的现场。

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