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一、印刷项目
1．会前：
(1)大会专用信封、信纸。
(2)宣传品--海报、会议通知、报名表。
2.会期间：
(1)大会节目手册(program)。
(2)其他：名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券。
(3)论文摘要集／与会者名册。
依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减，例如：如果没有很多经费可以不用印制信封信纸；但如果筹备时间很长而经费足够的话，也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。
二、会前使用的印刷品
会前的准备工作需要用到很多的印刷品，一来可以统一大会形象，二来可以同时开展做宣传。
(一)信封、信纸
先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等)，依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品，如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感，甚至大会会场布置物，如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS，加强与会人员印象。
接着，就可以设计大会信封／信纸，当然现在大多使用电脑发信或e-mail联络相关事宜，但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸，而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封，可分别用来寄信件及会议通知之用。
(二〕宣传品
需要印刷的宣传品包括：
1．海报。
2.会议通知(宣传小册)。
三、印刷设计与制作
(一)封面(海报、会议通知)
1，会议名称、1ogo。
2．日期和地点。
3．主办单位--由谁主办。
4．摘要--简单介绍内容或主题。
5．大会标语。
(二)内容(会议通知)
详述会议内容，特别强调重要的演讲人及讲题，并对讲员和讲题详细介绍，以鼓励大家参加，主题要醒目，要让读者信服这个会议是有价值的，引起回响，大致内容如下：
1．时间、日期和地点。
2．会议名称。
3．主办单位及协办单位，或指导单位。
4．大会筹备委员会名单及秘书处。
5．主题。
6．会议主人邀请函。
7．谁应该参加和为什么。
8．暂定会议日程表。
9．演讲人名字、职称。
10．会场简介。
11．报名费用(包括内容)。
12．报名表。
13．住宿资料。
14．眷属活动和相关旅游资料。
15．特别活动。
16．教育学分。
(三)设计大会宣传小册(会议通知)
设计一份实用又精美的会议通知，除了可以吸引注意，还可以让与会者留存，不仅用来宣传，还可在将来让人们律津乐道。
内容：
1．将重要讯息放在封面。
2．宣传(广告)时要有一致性，以这个主题为主。
3．封面利用单一图样。
4．选择照片在大会宣传小册，说明目的。
5．在照片下要说明。
6．避免陈词滥调。
7．加强重点。
8．以照片来代替图案。
9．不要耍花招。
10.使大会宣传小册看起来有价值感。
11.在质量上要好。
12.诚实以告。
13.用信封邮寄大会宣传小册。
14.提供报名方法。
15.确定参加者对象及目标。
16.利用封面引起兴趣并着手行动。
17.让有意愿与会的人参与。
18.人性化，引发兴趣。
19.利用别人推荐来增加可信度。
列出优点:
1．将活动名称写正确，如果可能，让主题可以-看就获益。
2．利用副标题加强效果，这个建议很重要，特别是当你每年年会或活动名称都相同时。
3．例举参加会议的优点。
4．建议参加会议的人简述工作范围和个人经验，让别人知道哪些人参加会议获益最大。
5．在大会宣传小册中，25％~30％描述大会内容，如果会议在最近举行，不要害怕重复使用字句。
6．包括演讲者资料，尽可能让阅读的人了解演讲者。
7．利用过去与会者的推荐，让人感觉可从会议中获益。
8．利用现在式第二人称：例如"你将从……地方获利"，用肯定句，不要写不确定的字眼。
