你一定迫不及待地想知道：究竟是什么原因让大多数会议无法取得预想的效果？这正是我们首先需要弄明白的问题。只有找出那些影响会议效率的敌人们，才可以寻找方法逐个消灭它们。
“一言堂”
“一个人说、很多人听”的会议是典型的一言堂。领导在主席台上夸夸其谈，台下坐着沉默的听众——这样的场景你一定不陌生。这样的会议更像做报告，完全没有团队成员之间的交流。当我们只能听到一种声音和观点的时候，会议的意义就要大打折扣。会议不正是为了集思广益，听取众人的意见吗？如果会议只是为了召集大家听一个人说话，何不让他写一份书面的文件，然后发送给每个人，岂不更高效？
“一言堂”式的会议让组织内充满了官僚气息，无法充分地发挥每一位团队成员的智慧，无法充分调动大家的积极性、主动性和创造性。因为一言堂意味着“一人指挥、众人听令”的组织行为方式，它封闭了员工与管理者的沟通渠道。这样的机制更不可能孕育出自动自发的员工。
主题不明确
很多时候，会议的发起者并没有想清楚“为什么要开会”，他只是模糊地认为，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而对于会议的主题、目的则缺少认真地思考。他们经常说：“既然大家都在，就看看我们应该首先讨论什么问题？”参会者更是丈二和尚摸不着头脑，在会议室耽误大半天的时间，却不知道会议究竟是做什么！
主题不明确的第二种表现是会议总是游离主题，无法紧密围绕既定的主题展开会议。这种现象就是我们常说的“跑题”。跑题现象是导致会议时间延长的重要原因。几乎所有人都对这一点感同身受而且深恶痛绝。当会议由一个主题变成多个主题的时候，大家时间和精力就被瓦解在零散的讨论中，而会议的真正目的却没有达成。
缺乏具体议程
议程是会议进行的程序。议程在会议开始之前就规定了会议依照什么程序进行，先讨论什么，后讨论什么。在议程的提示下，会议就可以按部就班、有条不紊地进行，不会出现颠倒顺序、重复内容、随意插接等不良现象。而缺乏具体的议程，或者议程不合适，就有可能出现混乱的情况——参会者觉得会开得没头没脑，会议组织者也可能会遭遇不知所措的尴尬，想不起下一步该做什么。
选择错误的与会者
正确而聪明地选择参会者是高效率会议的必备因素之一。很多会议邀请了无关紧要的人，却忽略了重要人物，尤其是决策者。如果决策者不在会议现场，会议就有必要取消，因为即使召开了，也无法取得成效。如果同时邀请两个对立部门参加会议，很可能会激化两者之间的矛盾。如果邀请两个观点迥异却又不轻易妥协的人参加会议，就有可能令会议无果而终。
参会人数的多与寡也直接影响着会议的成效。参会人数过多，不仅增加会议成本，而且增加会议组织过程的难度，不利于达成较为一致的会议结果。
议而不决
会议的成果是形成决定、决策。决策需要拥有决策权的人才能做出。如果一场会议的过程无懈可击，获得普遍认同的意见、做法、行为等已经形成，却因为决策者的不在场而无法做出决策。人们离开了会议室，一切依然如故，因为缺乏正式的决定，谁也不敢轻举妄动。这样的会议结果令人惋惜。
规则不清晰
所谓会议规则，就是会议展开过程中遵循的约定、规定。例如，参会者发言的顺序是随机的，还是按照座次轮流，抑或是遵循事先商定的顺序？参会者需不需要分组？陈述意见的方式是口头还是书面，是公开还是匿名？……这些规则构成了团队的交流机制，如果它们不存在，那么，会议将变得一团糟。就像不存在足球规则就不可能踢好足球比赛一样。当会议主持人宣布“讨论”的时候，大家面面相觑，谁也不愿意先说话，会场一片沉默——这就是缺乏会议规则的原因。
引导不得当
抱怨、牢骚、争吵、人身攻击……这些都是我们极不愿意在会议上发生的事情，可现实却不尽如人意——总是有为数不少的会议变成了组织内部矛盾的源头。酿成这种悲剧的重要原因是主持人缺乏正确的会议引导的能力。会议引导者必须设法带领大家奔向最终的会议目的，而不是踟蹰于半路；或者在无关紧要的事情上耿耿于怀；或者在某一矛盾上过分计较，导致矛盾扩大化；等等。引导者的作用就是指引大家用最小的代价、高效地达成会议目的。然而，不称职的会议引导者比比皆是，他们缺乏经验，控场能力不足，引导技巧匮乏。更糟糕的是，他们普遍缺乏正确引导会议的意识。
短话长说
有些人在表述观点时习惯性地做很长的铺垫，说很多客套话；有些人并没有自己的主张，只是换一种说法重复别人的观点；有些人用很多的时间论述一个简单的观点，而这个观点毫无新意，甚至与会议主题并没有十分紧密的关联性；有些人夸夸其谈却不知所云；有些人拐弯抹角地表达自己的看法，含糊其辞，令人费解……这些情况大大降低了会议的效率。明明是简单的道理，本可以三言两语说清楚的事情，却浓墨重彩、大肆渲染，这不就是浪费时间吗？
会后缺失跟进
会议形成的决策落实了吗？这恐怕是所有参会者最为失望的问题。事实上，会议成果能够得到百分之十的贯彻执行并且富有成效，就已经令人庆幸。从思想到行动的距离，总是那么漫长。人们走出会议室，就已经将会议内容忘记了大半，执行一小部分，取得成果的又是一小部分，最后我们无奈地发现，召开会议对实际工作并没有什么意义。这就是我们对会议失望的最重要原因。
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