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是什么让某次会议显得与众不同？并非钱花得越多越好，关键是它给与会者留下了多少真正值得回忆的体验。
许多成功的会议都不遗余力地营造一个总主题，并通过标志、活动、演讲者等途径予以体现且不断强化，试图给与会者留下一个贯穿会议始终的整体感受。
为什么不更进一步，把会议的内容和情绪融入你事先策划好的精彩瞬间，从而使与会者记忆更为深刻？充分利用嗅觉、味觉、听觉、视觉，甚至“触觉”的体验，让与会者把你希望通过此次会议传达的信息带回家去。这样，与会者就更有可能向他人大声赞扬你的会议。
评估感官体验
为了让会议达到最佳效果，你应该对曝光给与会者而形成的一切“影像”来一次“检查”，包括开会之前发出的通知邮件及联系人信息、会议本身，以及会后的各种强化信息等。
竞选活动中的“助选人员”常常会把活动的所有细节都事先演练一遍，看看是否有可能失误的地方（无论是湿滑的台阶还是照相的背景）。会议策划方及负责人也应该像他们那样，在自己的头脑中想象与会者可能会碰到的各种细节问题。
为了达到最佳的视觉效果，你应该向酒店及其会议中心的员工，索要酒店在不同场合下所使用的颜色及图案的照片，比如休息、就餐、会议等等。你要实地考察并记录下这些颜色及图案的各种组合方案，使会议的主题颜色和图像能够与它们相符甚至互补。
为了确保噪音不会打扰与会者的情绪，你应该向会议举办地的员工询问哪里的背景噪音可能最大。这些噪音可能来自酒店自有音乐、其他会议、机器设备、备餐或者是酒店之外。
同时，不要忘了与会者感官方面的其他问题，如：厨房和备餐区的气味会飘向哪里？走道铺有地毯吗？地毯的舒适度如何，是厚的还是薄的？会议举办地的标志够大吗？容易理解吗？会议室的座椅感觉如何？有没有足够多的舒适区域让人们在会议活动之间休息和聊天？会议室白天的自然光线如何（自然光线充足有利于提高与会者的情绪）？
划分感官体验
如果与会者坐飞机来参加会议，你要事先驱车沿着他们从离开机场到会议结束回到机场的路走一遭，注意观察他们在逗留期间可能感受到的各种让人欣喜（或是噩梦般）的经历。
借鉴一下广告公司创作电视广告时使用的情节串连图板，是一个相当不错的主意。把会议的“情节”，即与会者的不同经历，按照会前、会中、会后的三部曲结构描绘出来。
接着，按照会议的前后顺序，对与会者的每次体验进行简短的描述，并且标明这是一次怎样的体验，是积极的、消极的，还是中性的体验。
例如，一次积极的体验可以是：在会议的开幕晚会上抓拍与会者的照片，贴在带有会议主题的告示板上；还可以用钓鱼线穿起来，悬挂在第二天早上用餐的自助餐厅内，作为纪念品让与会者带走。
一次消极的体验可能是：与会者必须走过会议室之间长长的走道。
中性的体验可能是：那些按照传统的方式装饰的酒店客房。
多重感官体验
写下与会者可能看到、听到、闻到、尝到或接触到的任何事物。想一想：每次体验你能加入多少种感觉，才给与会者留下更为积极的印象？
尝试着创造一些“低技术含量”的感觉体验，例如鼓励与会者更多的互相接触，增加与会者通过握手或互报姓名进行介绍的机会。
20世纪90年代末曾经做过这样一个实验：二组人参加了同样的公开活动，不同的只是其中一组人在3个小时的活动中有过2次“安全”接触（握手、搭手等）。与“没有接触”的小组相比，有过“接触”的小组认为活动主办方的工作人员更加能干、服务周到且外表出众。
也可以尝试一些稍带技术含量的感觉体验。例如给会议室各个场所注入的香味，要与演讲者和会议主题保持一致。或者在午餐前长达40分钟的重要发言过程中，逐渐将香味从柠檬过渡到橙子然后再到防晒露的味道。发放的讲义也可以带有淡淡的香味，与会议的基调相匹配。当今的科技可以做到加入清新、放松或振奋的香味，不会令人产生过敏反应。
会议的策划人和负责人应该将其会议看作是一台戏剧，他们必须考虑看戏的人在醒着的每一秒钟所感受到的各种经历。这样做的好处是，你可以在不增加成本的情况下，仅对计划稍做调整就能够给与会者带来更多的积极体验。
应对消极体验
对于会议室之间的长长的、沉闷的走道，或者类似的“消极”体验，你可以采取相应方式激发与会者的兴趣和热情，比如在墙壁上粘贴相互关联的信息。
在去餐厅的过道上，可以让大家猜一猜是谁获得了大奖，或者谁是晚宴上的特别嘉宾。如果是从会议室到贸易展示区的路上，指示牌上可以出一些由参展商赞助的知识竞赛题，答对的与会者则可以参加抽奖，等等。这样，走在长长的走道上，感到很快就走完了。
在会议开始前，可以向潜在与会者寄出一系列明信片（随着会议的临近，寄送的频率也越来越频繁），提醒他们参加这次会议的原因，并促使他们早点报名。
例如，如果会议的举办地是一个阳光明媚的地方，那么寄出的明信片可以是在蓝天白云、阳光海滩的背景图片上，写下让与会者准备好接受阳光的热情拥抱等文字。卡片上还可以加入椰油防晒露的味道。同时发送相关主题的电子邮件，让与会者访问你的网站预览会议的内容。
