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首先，会议策划者应当清楚会议的目的，因为这一条是制定会议预算的基础。会议策划者，要明白企业以及参会者想从会议中得到什么，并以此来安排会议目的地、会议日程以及会议花费等。
一旦会议的目的确立之后，评价会议的需求就成了关键，例如，场地面积要求、会议日程和功能规划，以及会议放在一周的什么时间举办等。以上所有因素都会对预算产生影响。
会议策划者需要熟悉会议客人，如果他们的级别较高，成本可能就会更高一些。特别的需求，例如餐饮需要，会影响餐饮成本。客人们来自哪里会影响到会议的地点的选择，当然也会影响到成本。在收集了以上信息之后，会议策划者应当起草一个预算计划，以帮助计算收入和支出。回顾一下上一届会议的历史，如果有的话，就有助于降低会议相关的成本。
会议花费一般分为以下几个部分，包括客房、交通运输、餐饮、视听、印刷材料、行政管理、娱乐、演讲人报酬等。在每一个种类中，预算策划应该包括3个栏目：一是预期投入，二是实际花费，三是这两者之间的差额。“是否具体按照以上三点来做并不重要，重要的是要明白你关注的是会议成本的底线。”在每一个开支项目中，把与会议开支相关的内容都找出来，包括所有的税款、展览费用、服务费用、赠品费用，以及一些附加费用，例如高尔夫俱乐部的租金等。
如果说会议可以带来收入，例如赞助收入，她建议制作一个收入数据表格。当然，只有在会后才能知道精确的数字，一般需要留出10%左右的预算作为不可预见开支。
防止突破预算的20种方法：
1、限制有权签字人的数量。
2、如果使用量较大，不妨租赁一台传真机或者是复印机。
3、相同的房间安排相同的AV配置。
4、联系已在该城镇里演出的娱乐明星为本次会议演出。
5、使用你自己的活动挂图和标记。
6、提供普通早餐。
7、缩短接待时间。
8、通过消费量来预订餐饮，而不是以平均每人消耗的数量来计算。
9、减少晚宴上菜点的数量。
10、提供清淡午餐。
11、有必要的时候提供盒装午餐。
12、通过谈判压低会务组及演讲人客房的费用。
13、聘请地方的演讲者。
14、为就餐寻找赞助。
15、使用循环利用的徽章。
16、雇用学生服务人员。
17、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。
18、预订优惠时期或者非高峰时期的场所。
19、就餐采用“随身管家”服务。
20、务必在当地城市印刷材料，以减少运费。
资料整理：杭州伍方会议服务有限公司
