会议接待残疾人与会者要注意提供给他们一定的便利，它主要包括以下几个方面：
服务便利
服务便利涉及的是计划和决策事宜。其实，残疾的概念范围很广，表现形式多种多样，残疾人有时可能只是健康方面的问题，因此，要给他们安排固定的、次数较多的或时间更长些的中间休息时间，让他们可以利用这段时间去卫生间或服用药物。有些与会者出于健康原因可能需要会议提供特殊饮食。
根据潜在与会者的要求以及陆续通过注册表和其他途径收集的信息，会议策划者可以相应调整计划和决策。像处理交通问题一样，可以指派专人负责，如果有问题出现，此人可以全权负责处理。如果与会者有特殊要求，可以请他以书面形式记录下来并告知会议策划人员或酒店和其他相关机构的会议服务经理。相关信息应该传达至每一个与会者。如果会议组织机构或发言人能为盲人与会者专门提供相应的盲文资料，那么这一做法肯定将会受到与会人员的称赞。在某些情况下，这样做或许增加了成本，但是从另一方面看，你在向公众发送出一个非常有意义的信息，即本次会议时刻想与会者所想，急与会者所急。
现在，很多机构在主席台旁边安装有字幕显示设备，它可以现场显示发言人所讲的内容。这对那些有听力障碍的人尤为有用。有些会议组织机构甚至聘请专人为聋哑人与会者提供手语翻译，或为有视力障碍的与会者提供会议记录服务。对于一些琐碎的事情，比如为导盲犬提供个喝水碗，虽然花钱不多，但却会给与会者留下美好而长久的印象。他们会非常欣赏会议所提供的周到而热情的服务。
客房
酒店客房需要为客人提供的东西很多。比如，应该准备一些无障碍房间，即房间浴室可以允许轮椅出入。由于这些与会者有时会有一个私人助理陪同，所以房间应准备两张单人床或两张双人床。为了出入方便，这些房间应该靠近电梯或安全出口。显然，为了方便轮椅活动，房间的入口和走廊也要比普通房间宽一些，其标准尺寸是32英寸。
至于门，杆型把手要比球型把手更为方便。门上应该安装有一个稍微低一点的窥视孔，以便于坐在轮椅上的人使用。浴室里最好设有带基座的洗手池，洗脸盆下面不应该设储藏柜，轮椅可以靠近洗手池。为便于进出，浴室的门应该是向外开的。淋浴器、澡盆和座便器的扶手也很重要。座便器应该设置得矮一些，以便于残疾与会者上下轮椅。房间里不一定安放浴凳，但如果客人要求，也应该给他们提供。
房间里的其他设备和设施，从电灯开关到恒温器，都要保证坐在轮椅上的人可以够得着。门和电话应装上警示灯以方便有听力障碍的与会者使用。为确保万无一失，你应该早在考察场地时，就提出要求看一看残疾人房间。
会议室
与会者逗留时间最多的另一个地方是会议室。他们在那里听嘉宾演讲，与其他与会者沟通交流。按照标准规定，门的最小宽度为32英寸（81.28厘米）。这方面通常没有什么问题，因为大多数会议室的门都很宽，而且经常有两扇门，这样入口就更大，可以方便大的人流出入。
如果有残疾人与会者需要上讲台，那还需要有坡道设置。如果发言人使用落地麦克风提问和回答问题，那要安排专门人员负责调节麦克风的高度。有些人对灯光或特殊的照明设备很敏感，你要通知视听部门不要使用强光。
停车
与会者在进入酒店客房或会议室之前需要停车，所以在入口和电梯附近要有足够地方供残疾人停车。此外，车位的大小也很重要，因为轮椅的活动需要一定的空间。通常，车旁应留出5-8英寸宽的位置。如果入口旁边无法设置残疾人专用停车位，可以考虑安排专门服务生为他们停车。
如果与会者是坐出租车或乘坐其他交通工具来的话，停车就不成问题，但是路边石、坡道和入口的设计仍很重要。代客泊车位旁的路边应有无障碍通道以方便轮椅的出入。标准的斜坡是从1英寸到12英寸高度。在有斜坡的地方，应该铺设特殊路面予以警示，或者至少用不同的颜色加以区分以避免事故的发生。如果斜坡处有转弯，必须装上护栏以防轮椅在急转弯时倾斜和翻倒。
走廊、电梯和楼梯
走廊、电梯和楼梯是与会者进入会议室、客房和其他服务设施的必经之地，这些地方要特别注意。无论对残疾人还是普通与会者，电梯和楼梯的指示标志都很重要，充足而明确的标志可以避免混乱情况的发生。走廊里如果有门垫，要保证门垫固定、平坦，或者设计为隐藏式。电梯里要安装两套按钮，其中一套是按照坐轮椅的人的高度设计的。按钮上可以加上盲文。实际上，许多电梯都安装有声控系统，当到达要去的楼层时电梯会有声音或铃声提示。此外，电梯要宽大一点，使轮椅可以进入并调转方向面对电梯门。对于残疾人来说，倒着进出电梯是很危险的。至于楼梯，两侧都需要安装扶手。
餐厅和零售商店
餐厅和零售商店是与会者常去的地方。如果有像自助餐台或收银台这样的自助式柜台，高度一定不能超过34英寸（86.36厘米）。考虑到轮椅的活动，过道的宽度不能小于36英寸（91.44厘米），在过道尽头或角落要有适合轮椅转弯的空间。同样，所有的门口也至少要有32英寸（81.28厘米）宽。如果餐厅备有大号字体菜单或盲文菜单会很受残疾人与会者的欢迎。为提高服务质量，许多酒店都对员工如何为特殊客人服务进行过培训。你应该与负责会议服务的经理核实一下，看他们能提供什么样的服务以便你能够及时传达给与会者。
相关的服务和设施
在酒店里，除了客房、会议室、餐厅和零售店，还有其他一些相关的服务和设施，如公厕、公用电话、饮水器和登记处。公厕如设有残疾人专用座位，一定要有相应的指示标识。酒店客房浴室要注意扶手和水池的高度和门的宽度，是否有供轮椅转弯的空间，门是否向外开等等。马桶自动冲水装置不仅要卫生更要方便。虽然现在大多数客人都有手机，对公共电话的需求不象以前，但是仍然要设置公用电话，并配备有为聋哑人设计的电讯装置（TTD），同时至少有一部公用电话的高度适合坐轮椅的人使用。饮水器也是一样，应保证轮椅能放在下面，开关或把手应伸手可及。有些登记处的台面为方便工作人员工作和存放东西而设计得很高，但是却给坐轮椅的人带来了诸多不便。登记处要设计有矮一些的台面以便坐轮椅的与会者能够自如地与工作人员交谈。
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