会议通知的提前发放是为了让我们的参会代表能够清晰的了解到整个会议的基本信息，开会的地点时间，还有就是会议的大概流程，不至于让我们的参会代表在来之前一无所知，所以发放会议通知也是一件重要的工作，杭州伍方会议总结了我们会议通知在发放时的要求。
①提前宣布
重要的会议，各项准备工作就绪后，就要尽早告诉与会人员，让他们提前做好准备：约请性会议为精确计算与会人数，须提前一周以上宣布告诉，并附上回执。杭州伍方会议回执中包含了受邀请人的名字、性别、年纪、工作单位、职务或职称、是不是会参加会议、是否需要预定房间、是否需要火车票以及飞机票预订等等信息。但会议没有必要过早宣布，避免状况发生改变或形成忘记。
②按规则规模发
至于会议告诉应发到哪一级单位或人员，应按规则处理。没有规则时，应依照常规和具体状况处理。假如该被告诉的人未接到告诉，他可以提出这次会议没有依照法定程序举办，并否认会议的效力。接到告诉的人不参加会议，是他自己抛弃权力：可是组织者不发告诉或告诉有过错，就是组织者的职责。
③执行到人
会议公司在发送会议告诉时应仔细断定会议的规模，确保给每一位与会者发送会议告诉。告诉的信封上应精确标明与会者的具体地址、工作单位、名字等，并在明显方位上夺目地标出“会议告诉”的字样。可将会议中运用的有关票证(入场券、代表证、坐次号、编组名单以及就餐证、搭车证等)与会议告诉一并发送。必要时，在告诉送出之后以电话或者其他方式和与会人员取得联系，确认是不是收到告诉、是不是能参加会议等项内容。有些单位发会议告诉时，需当事人签名，若当事人不在，就请别人代为告诉。
④平常打好根底
做好发放告诉工作需要在平常打好根底，不能忽略一些细微琐碎的事情，如领导同志、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址、电话、电子邮件地址等要知道精确，依据改变及时修改。
会议通知是我们会议开始前的准备工作，也是给我们参会代表的第一印象，所以我们的会议通知要严格按照要求，打好开始的第一张牌。
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