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大部分的会议会安排在室内进行．因此在场地的布置上需要更为紧凑。会议场馆除会场外，一般还具有以下的功能区域：报到处(签到处)、会间茶歇厅、衣帽存放间、视听设备控制室、同步传译室、嘉宾休息室等。并不是每个会议室都含有所有以上的功能区，功能区的设置要根据会议的要求来确定。
1．会场报到处
(1)会议开始时为报到处．会中可变为会间茶歇厅。
(2)报到处在会议室人口门外。
(3)报到处应简单高雅。
(4)配有签到簿、名片盘、会议资料、嘉宾胸花、抽奖箱等。
(5)应在醒目位置标注会议的名称。
2．会间茶歇厅
(1)一方面作为会间休息，另一方面主要是给与会者以相互交流的机会。
(2)配备简单的酒水台、小圆桌和服务员。
(3)一般的茶点有：咖啡、茶(或茶包)、纯净水、方糖(或糖包)、杯奶、果汁饮料、各类小点心、去皮或核的水果。
3．衣帽存放间
衣帽存放间是为了使参会者轻松参会而设置的。衣帽存放间应配有足够多的衣帽架，并有足够多且便于识别的标牌，以便及时找到所寄存的衣帽。同时要提醒参会者在寄存衣帽前将贵重物品取出，以防丢失。
4．视听设备控制室
随着信息技术和电子技术的迅猛发展，会议系统也愈加趋近于智能化。一个现代化和智能化的会议系统通常包括计算机网络系统、综合布线系统、多媒体教学系统、多功能电子会议系统、大屏幕投影系统、数字会议及同声传译系统、视听会议系统、专业监控系统及中央集成控制系统等视讯技术，这样的会议系统不仅可用于召开现场会议，还能召开远程会议。当然，在选择会议室时，主要考虑满足会议的需要，并不是设备功能越多或者越先进越好。有关职能会议厅的设备配置，我们将在后面的章节中详细阐述。
5．同步传译室
同步传泽一般用于国际性会议，当有多国代表参加会议，但没有通用的语种时需要用到同步传泽。同步传译室需增设音频媒体接口机，有了它就可以把外部的模拟设备(如广播和录音用的设备)接到DCN系统。同时还需增加一个扬声器，向会议代表提供公共广播。
各国代表需要进行现场讨论时。特邀发言人用的演讲台还需装备嵌入桌面的话筒、扬声器、通道选择器和耳机。与会代表配备桌面式代表机，该机装备有代表认证卡读出器、LCD屏幕和通道选择器、轻便型耳机。代表通过该机可以发言，参加表决，选择收听的语种。会议的进程由主席掌握，为主席配备的是主席机。译员在译员间内工作，为译员配备的设备是带LCD显示的泽员机。代表可以用代表机上的通道选择开关选择要听的语种，声音由耳机传给代表。
不具有代表资格的列席人员可以用装在椅子扶手上的通道选择器选择语种。用耳机听声。电子通道选择器仅以收听为限，不具有发言和表决功能。
6．嘉宾休息室
嘉宾休息室是嘉宾在会议前、会议中和会议后的休息场所。嘉宾休息室可以布置得很简单，几张沙发加几张茶几即可；也可以布置得豪华高雅。如奥斯卡颁奖晚会的嘉宾休息室布置得非常奢华，无论内部装饰物还是灯光设计，尽显奥斯卡的艺术品位。
尽管休息室的布置有着天壤之别，但在服务上却大同小异。休息室通常需要为嘉宾提供饮料、水果或茶点等；另外，为给嘉宾提供宁静和轻松的环境，可播放一些舒缓的音乐或摆放一些休闲的报纸、杂志。
资料整理：杭州伍方会议服务有限公司
