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尽量把新闻发布会的准备工作做充分。比如制订出一个新闻发布会的执行方案，把每一步流程规定好，从目标媒体邀请、嘉宾邀请、发布会场外景、接待处、会场布置、发言安排及顺序、专访安排等等都事先考虑周全，每项工作的内容明细、现场到位时间和相应责任人都逐个明确无误。包括现场布置道具、背景音乐曲目、嘉宾演讲辞、主持人串词、记者提问参考及回答都安排好。邀请媒体时，会前一天最好再次确认记者准时到场，如果临时有事来不了，可请他推荐同事前来。在邀请函和电话里告知对方发布会详细地点和交通方式。发布会当天上午就在现场把布景和道具都准备好，准备到位。同时一定要在新闻发布会开始之前两个小时(或者更早)确认所有项目已到位，并按照流程进行彩排，把类似于递话筒、接电脑这些细节的准备工作做充分。伍方会议服务觉得细节决定成败，事先彩排会让你及时发现一些细微的考虑不周之处或者可执行问题，最好有思想准备做个预案，尤其是一些关键环节比如多一两只预备话筒、加一台拷贝了演讲资料的备用笔记本电脑等等，尽量做到有备无患。
发布主题
新闻发布会的主题内容很重要。新闻发布会往往是因为公司有重大消息需要向外界发布时采取的比较主动而快捷的途径。开新闻发布会之前，需要精心提炼主题，有没有新闻点对能不能引起足够多媒体的注意和最终见报很重要，当然别在新闻发布会之前把什么信息都事先告诉记者，给到足够引起他们重视并前来参加的信息即可，比如在邀请函中可把会议内容作个简单的导语介绍。而你的发布会主题是否有价值对品牌知名度不高的企业尤为重要。
现场布置
发布会现场布置需要营造出一个与行业相匹配(如果是传统行业布置得太娱乐就不太妥)，要让到场记者感觉舒适的环境(空调温度太高或者太低，桌椅摆放太密太松也不太合适等等)，氛围很重要，比如场景布置、灯光、音乐、主持人、会议流程、迎来送往礼仪等。一个流程专业的新闻发布会和让记者感觉舒适的参会过程会有助于实现更高质量的传播，这是一种体验的魅力。
主持人
主持人很重要，需要他反应敏捷、思维清晰，场面掌控能力强的人担任。最好是由有经验的公司中高层管理人员(如市场高层主管)或者外请专业主持人(更常被娱乐行业的企业采用)来担任。主持人的重要性还在于现场掌控，发布会一开始，除了主持人、嘉宾和记者，企业内部工作人员大声说话的机会就没有了。一旦现场出现意外情况，主持人就起到关键的作用。我们以前办发布会也曾出现这样的情况，虽然之前工作准备已经很充分，但现场还是出现些小意外，比如现场背景音乐放错、灯光打错、换电脑时大屏幕无法显示、某个话筒本来好好的却临时失声之类的，这时除了台下预案跟上外，台上主持人怎么让流程继续顺畅走下来就是个挑战。虽然我们希望发布会顺顺利利地按既定流程走，但还是得预先把那些可能存在的意料突发因素考虑进去。
发布会时间
报社一般在周一或周五举行例会，一天中上午也不太合适，即使你可以前一天就把准备工作筹备好，但最好还是把上午安排得会前准备时间，记者通常白天跑新闻，晚上赶稿，晚上自然也不是开发布会的好时机，所以发布会尽量安排在周二、三、四的下午，会议时间不要太短和太长，1-2小时即可，时间短了提供信息和互动不够，长了记者犯困或者提前离场，会影响效果。另外提一下的是，企业的新闻发布会尽量不要和其他类似主题发布会安排在同一时间。此外，世界杯、APEC这类重大社会事件会吸引记者和大众关注，如果是借机开可进行主题切合的新闻发布会自然不错，否则就要对目标媒体作些分析，不要影响到记者邀请。如果同行或者业界在同一时间举办活动或者发布会甚至有两场以上，记者一般会先对活动进行排序，最终可能只选择参加其中之一，毕竟赶场的事情无论记者还是企业都不太有保障(不过现在许多记者的确会赶场，最保障的事情还是把会后沟通工作也做足)。
互动问答
回答记者问题及互动环节最好让企业高层来做，CEO这类的最高领导是理想人选。为了防止冷场，无论你对新闻主题把握多大，通常可以让PR在会前跟一些熟悉的记者做简单沟通，争取他们到时踊跃提问，但不要指望现场记者只按你准备的问题来提问，一个真正的好稿见报肯定得有深度，记者也深知这点，现场完全可能会有不同角度的记者提问，甚至会有记者提出尖锐的问题。所以回答记者提问的人最好是对公司有很好的了解和会从全局来考虑问题的人――公司最高层是理想人选，也有公司有专门的新闻发言人久经沙场可担此任。
会后专访
安排记者专访也是新闻发布会的重要环节，通过放在新闻发布会结束时，尽量把新闻发布会一结束的专访留给那些主流的媒体(尤其是非常注重新闻时效性的电视记者或者日报记者)，非现场的会后专访可以再安排给周报或者杂志记者。因为专访通常会被记者认为挖掘独家信息和深度素材的好机会――把这样的时间留给最有价值的媒体吧。
资料整理：旭芳
