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伍方会议服务在策划菜单之前，都会先仔细地做一个初始预算。先计算所有固定开支，即不可变动开支，如果你要包一家酒店，那就先计算租金和吧台服务生的劳务费。你总能设计出一份不超过预算的菜单，有时只需把标准吧台撤换成葡萄酒和啤酒即可使开支与预算一致。对固定开支做到心中有数，有助于你确定该在食物和酒水上花多少钱，以及你应该在何处讨价还价。如果酒店的食物和酒水收费很高，那么通常就会免去房租。但如果你需要用大量时间在场地布置舞台灯光、进行装饰，酒店则需关门来处理你的要求，这时他们可能向你索取场地租金，以补偿损失。金额可以商量，但你得知道你打算在食物和酒水上花费多少，以便酒店通过比较会议收入和可能的损失来进行正确的评估。
策划菜单时最重要的原则是保证食物的充足供应，不过，实际操作起来要比听起来复杂得多。要考虑好在何时提供什么食物。如果你想提供丰盛的开胃小菜供客人自助，你就需要考虑他们何时到达。如果所有的开胃菜同时上齐，晚来的客人会不会吃不上？如果你计划为每位客人提供４份开胃菜，而你的客人刚刚下班，或许还没吃午饭，你这样的安排可能就有点问题。４份小菜对饥肠辘辘的客人来说明显不够，开胃菜会很快被吃光。在有不同两拨人参加的招待会上，类似情况也可能出现。一拨人要参加招待会前的会议，另一拨人只参加招待会。如果第一拨人的会议因故延迟，而第二拨人先来到了招待会，这时服务员把所有菜肴都摆上了桌，结果等第一拨人到达的时候，只能吃剩下的残羹冷炙了。如果事先有会议筹委会的工作人员打电话通知你第一拨人到达的时间，你就可以要求分批上菜，这样在第一拨客人抵达之前，餐桌已经清理收拾好，餐具也摆放停当，迎接他们的将是新鲜诱人的美味。
资料整理：小艳
