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首先是要准确把握会议名称、时间、地点、参加人员、议程、会议的主要任务，根据参会人数及会务实际需要，选择较为适宜的会场。其次是先行打印、校对参会人员席卡，初步安排座次表报相关市领导审定。再次是根据会议需要，提前准备有关展板、投影仪、荧幕或多媒体播放设施设备等会议辅助工具。最后是要提前检查会场其它相关设施，确保一切均可正常使用。根据多年的会务接待经验，会务工作安排是公务接待的重要环节之一。具体服务中，伍方会议服务都会紧紧围绕“会议布置”这一关键，按接待礼仪的要求，切实做好相关系列工作。
对会场外的环境：视具体情况，提前在会场外安排好有关标语、横幅、鲜花、彩虹门、氢气球等，突出会议主题，积极营造氛围。此外，还要确保会议室周边环境卫生，且无噪音无干扰。参会人员较多时，要在会场入口处，醒目放置《会议座次表》。
会场内一是要精心布置会标。要根据会议实际，选择横幅式会标或幕墙式会标。会标字体应大小适中，排列整齐，看起来美观、大方、严肃。重要会议，应先拿出会标样稿，报领导审批后方可具体实施。科学布置桌椅。要根据会议内容的不同来选择课桌式或回字形等方式排放桌椅。设置主席台、讲台的，还应兼顾主席台、讲台与其他坐席整体协调。此外，根据需要，会议桌上还要摆上话筒、盖杯茶水、小毛巾以及会议材料、记录用笔纸等。
要规范摆放席卡。严格遵循公务礼仪的要求，整齐摆放席卡。坚决避免席卡中错别字的出现。同时还要依据客情变化，随时调整席卡位次。合理安排草植。会场上的绿色植物及鲜花应排列整齐或错落有致，颜色、高低要协调搭配，做到疏密得当、美观大方、突出主题，以达到美化会场、烘托气氛的作用。
要协助调试多媒体。多媒体的直观形象性强，越来越广泛地被运用于各种会议。接待服务人员要积极协调各方，协助做好多媒体等设施设备的调试工作，确保在会议中能够正常使用。还应协助新闻部门，做好会议录音录像工作。必要时，要主动收集会议有关影音资料，以便存档备用。提醒做好其它会场服务。如会前帮助组织会议签到、分发会议材料，会时督促会场服务员及时添加茶水，提醒会场值机员及时处理机器故障，协调各方及时完成领导临场交办的各项工作等。
最后的收尾工作主要有：一是提前衔接好下一环节活动安排，做好领导、来宾的提醒、引导工作。二是安排有关方面及时撤除会场的相关布置，以免造成浪费或影响其他会务工作。三是及时做好当次工作小结，分析、解决存在的问题，梳理、推广好的做法和经验。做好收尾工作不代表整场会议就结束了，伍方会议服务更注重的是会后的沟通和联系，维护与客户之间的关系。
资料整理：小艳
