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举办任何活动受限都要建立一个机构，国际社团会议申办活动也不例外。机构建立后，伍方会议服务会明确分工和责任，就可以开始工作计划和申办预算，接下来是要筹集申办资金。
一、建立申办机构
申办一个国际社团会议，从最初的酝酿到申办工作结束，通常需要一年甚至更长的时间。为了保证申办工作的成功，需要建立一个专门负责申办活动的机构。申办机构通常包括组织委员会、程序委员会和秘书处。
（一）组织委员会
组织委员会是申办活动中的最高组织形式，是会议最重要的领导机构。
1.人员组成
组织委员会通常由主席、副主席和委员组成，其成员应主要由会议的主办单位和承办单位的领导组成，为工作方便，组织委员会也应邀请主管单位的行政和外事部门的负责人参加。
2.主要职责
组织委员会对申办国际社团会议的全部活动负责，要制定申办计划，编制申办预算和筹措申办资金，还要经常和国际社团保持联系，向他们通报会议筹备情况。组织委员会还要定期对会议秘书处的工作给予指导、监督、检查，保持申办活动顺利进行。组织委员会和程序委员会是平行机构，组织委员会要妥善协调与后者之间的关系，尽量满足后者所提出的各种要求。
（二）程序委员会
程序委员会负责申办活动中的全部专业问题。
1.人员组成
程序委员会通常由主席、副主席和若干委员组成。程序委员会是一个工作班子，而不是荣誉机构，应由该领域内知名人士组成，其成员是与大会主题和各个专业会议的主题有关的学者、专家，该委员会应包括我国国内主要知名学者、专家，我国在国外工作的知名学者、专家也应包括在内。
2.主要职责
程序委员会负责与会议一切有关的专业活动，具体任务是拟定会议的主题、议题和主要专业交流内容，编制会议专业日程。
（三）会议秘书处
1、人员组成
秘书处是申办活动的常设机构，它在组织委员会的领导下负责会议的全部申办工作，秘书长是整个会议申办活动中的关键人物，应选择年富力强，既熟悉专业，英语又好，并具有一定的行政管理和组织工作才能的人。
2、主要职责
秘书处应定期将会议申办情况以口头或简报的形式向组委会报告，包括工作进度、会议文件制作和其他有关活动等。
（四）PCO
目前我国国内许多机构都没有申办国际社团组织会议的经历，更缺乏有经验的工作人员。
如果会议申办成功，通常为申办活动而成立的各种机构也就顺理成章地成为筹备会议的相应机构。
二、制定申办计划
由于申办时间通常在一年左右，申办工作的内容也并不复杂，因此组织委员会只要按国际社团的要求，作出一个简单的申办工作程序发给有关的机构和人员，就可按这个工作程序展开工作。组织委员会在整个申办期间要召开几次工作会议，时间分别在开始策划申办活动时、编制申办报告前和申办代表团出发之前。
三、编制申办预算
为了掌握这个歌申办活动的财务状况，为下一步的筹资做好准备，要尽快制作申办活动的预算。申办预算通常包括三部分内容：首先编制支出部分的预算；根据支出的情况编制筹资部分的预算；最后是预算总结。以下是申办会议的主要支出部分。
（一）申办文件制作费用
1、会议申办报告
各国为了表示对申办工作的重视，也由于现代技术突飞猛进的发展，对申办报告制作得都很精美，采用铜板纸印刷，配有多幅彩色照片。
2、辅助申办材料
申办活动中使用的一些辅助申办材料，用以加强申办活动的效果。在20世纪经常使用的辅助材料时幻灯片和录像带，而在21世纪随着多媒体技术的普及，申办活动主要的辅助材料演变为DVD光盘，由于光盘一仅仅是提供给理事会的成员使用，制作的份数也不会太多，编辑费也会很高。
（二）出国费用
出国费是指申办人员出国申办会议的支出，主要包括国际旅费和在国外的食宿费用。
1、国际旅费是最大的支出
由于国际会议的举办特点，申办活动通常都发生在远离我国的欧洲或者美洲，国际旅费就是在预算中的最大支出。由于参加现场申办活动的具体时间都是在一年前就确定了的，因此要尽早提前预定机票。
2、国外食宿费用
目前我国的出国人员的食宿标准都是参照我国财政部的出国标准。以到美国为例，按我国现行的财政规定，在国外的食宿费用标准是每天每人90美元，也是一笔不笑的数目。
（三）活动费用
1、宴请费用
为了寻求国际社团理事会成员的支持，宴请他们也需要支付一定的费用。
2、礼品费
礼品费用可根据经费是否宽裕进行调整。
（四）接待费用
是接待国际社团人员来我国考察的费用。
1、食宿费用
2、宴请费
3、国际旅费
（五）其他费用
除以上必要的开支外，申办工作中还涉及人工费用、办公费用和其他一些材料的费用。
四、筹措申办经费
（一）申办资金属于风险投资（高回报率伴随高风险）
通常认为会议产业是一个投资回报率很高的产业，但是高利润是伴随着高风险。
（二）申办活动要有足够的经费
从申办活动开始，就有经费支出，除了正常的办公费用，如上述，直接用于申办活动的费用主要包括申办材料的制作费用、公关费用、申办人员的国际旅费和在国外的食宿费用以及接待国际组织人员来我国考察的费用，这些费用加起来应该在人民币30万元左右。能否筹集足够的申办资金是申办活动能否成功的重要保证。
（三）申办经费的主要渠道
世界上的许多国际申办会议的启动资金是由政府支出。我国申办国际社团会议的资金至今还没有形成一个固定渠道，主要还是靠民间资金来运作，以下是集中主要申办经费的筹措渠道。
1、行政事业费
目前我国许多机构申办国际社团会议的费用主要出自事业费。
2、PCO（与他们一起合作，要求PCO提供一部分申办资金）
为了获得充足的申办国际社团会议的经费，会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一部分申办资金，承诺会议申办成功，该PCO为唯一的会议承办单位。
3、旅游机构（提供礼品和旅游宣传品）
随着会议产业在我国国民经济中的地位不断发展，我国的旅游机构开始逐渐重视支持本国的机构申办国际社团会议，目前虽然由于体制上的原因旅游机构还没有货的多少资金的支持，但是伍方会议服务会提供一些礼品和旅游宣传品。
资料整理：小烩
