会议时间的策划

伍方会议服务认为会议时间的策划主要解决两个问题：什么时间开会；会议时间的长短。

（1）会议时间的策划原则

时机原则：选择成熟时机举行会议。会议的目的是为了解决问题，解决问题的世纪成熟与否是决定会议能否成功的因素。所选时间富有意义，能烘托会议的主题，时机成熟的会议应及时召开。

合理原则：符合人的心理和生理规律，劳逸结合，利用推动工作，如周一与周五这两天都紧贴每周例行的假日，与会者可能会受假日活动的影响，不容易集中注意力，因此不适合举行会议；另外上午8：30—10：30，下午3：00—5：00是会议最可能取得高效率的时间段，午饭以后的时间是任何人都不容易懈怠的时间段。

可操作性原则：根据行业特征或与会者的时间情况来恰当安排，尽量不要由于时间上安排不妥的问题而造成与会者的缺席。例如，每年的旅游交易会多安排在旅游淡季举行。有重要领导参加的会议，需要特别注意协调领导人之间参加会议的时间，以免相互冲突。

（2）会议时间的长短                      

会议时间的长短需要从以下两方面来考虑：

一是实际需要。会议时间的长短应根据会议的实际需要来确定，主要考虑因素包括会议的各项议程是否能够完成；会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见；是否需要留出一定的机动时间，以应不测。

通常，会期在一天以上（含一天）的会议都包括很多仪式和社交活动，所以在会议长度上要给予较宽的时间安排。对会议具体长度的安排，要根据会议上所需议程和仪式等各项内容的多少来确定。

二是会议的成本和效率。会议的时间越短，成本越低，效率越高。伍方会议服务经过多年的经验会考虑到与会者的生理特点，一般会期超过一天的会议，必然需要安排成几个小会，每个小会应该控制在一个小时以内，会议一旦超过了一个半小时，就会造成与会者的疲精神不集中以及抱怨，效率就会降低。

资料整理：旭芳