会议附设展览的后续工作

附设展览的后续工作是整个展览工作的延续和重要组成部分，虽然与专业展览相比较会议附设展览的后续工作要简单得多，但是会议附设展览组织者仍然要高度重视并迅速完成后续工作。

一、完成承诺工作

会议结束后伍方会议服务会完成招展时对参展商的所有承诺，例如给每一位参展商邮寄会议代表的通讯录和会后才能编辑出版的论文集，会议组织者在会后要将这些承诺过的工作认真加以完成。发展和巩固与参展商的良好关系始终是会议附设展览后续工作中的核心任务。

二、总结会议附设展览工作

会议附设展览总结是全部附设展览管理工作中的最后一项工作，为了完成附设展览总结，在附设展览策划初期就应加以考虑。在整个附设展览期间应及时收集、记录和统计有关资料和情况，争取在会议附设展览闭幕时就基本完成总结，否则拖到附设展览闭幕，参展商离开后再向他们搜集资料和情况就会比较困难。总结的内容很多，主要包括对会议附设展览的工作总结、财务总结、评估总结等。

（一）会议附设展览工作总结

会议附设展览工作总结全面反映了会议附设展览的综合情况，内容应包括以下几点：

1.会议附设展览概况

会议附设展览概况包括附设展览的名称、举办日期和地点、规模、主要内容、观众数量、主要活动等。

2.展台情况

展台情况包括展台的数量，又可细分为标准展台的数量和特殊展台的数量；国内展台的数量和柜外展台的数量，还应该包括展台分布图和展览总面积等有关内容。

3.参展商情况

参展商的情况是展览工作总结最重要的内容之一，总结应能全面反映出参展商的基本情况，参展商的数量、国外参展商的数量和国内参展商数量。特别是对于那些以“特装”形式参展的参展商的情况更要加以总结，这些内容将对今后继续举办同类型的会议附设展览具有很大的借鉴意义。

4.会议附设展览服务于管理工作

包括整个会议附设展览的组织和管理工作、展品的运输以及报关工作、附设展览场地的现场服务工作等内容。

5.总结

包括本次会议附设展览的成功经验和教训以及对今后举办会议附设展览的改进意见和建议。

（二）财务总结

会议附设展览的财务总结是所有总结工作中最重要的一部分内容。如前所述，由于会议附设展览的收入主要就是展位费的收入，这些收入在附设展览前就已经非常明确，而会议附设展览的支出项目比起会议又简单得多，因此会议附设展览结束时财务总结已基本完成。如前所述，由于会议附设展览的前期投入很少，会议附设展览基本上都会有一定的盈余，可以有效地为会议增加一部分收入。

（三）会议附设展览评估

对会议附设展览的评估活动是附设展览管理工作中的重要环节。附设展览的评估通常是利用调查表的方式来进行的。专业性展览的调查分为两个方面，既向参观者调查，也向参展商调查。会议附设展览通常仅对参展商进行调查，可向每位参展商发出简短的附设展览评估表格，内容主要是对会议附设展览组织工作的评价，包括附设展览的设计、施工、宣传、展品运输、现场管理以及后勤服务等各个环节，征求参展商对每个不同环节的满意程度，通常分为很好、良好、一般和不好四个档次。对调查表进行统计，统计的结果是对会议附设展览进行评估的主要依据。

会议附设展览负责人员要将上述各个方面总结内容加以整理并写成总结演讲，提交会议组织委员会审批。

三、会议附设展览文件存档

（一）参展商名录

在会议附设展览筹备的初期，伍方会议服务会在经过多方搜集整理出一份潜在参展商名录，在招展过程中这份参展商名录起到了重要的作用。附设展览结束后，要对这份名录进行整理，要加入一些原来名录中没有但积极参加了本次附设展览的参展企业，同时要删除那些没有参加本届附设展览，将来也不太可能参加的企业，整理出一份新的参展商名录，为今后举办同类型会议附设展览打下良好的基础。

（二）会议附设展览文件

归档的会议附设展览文件要包括全部与附设展览有关的文件，并要分类归档，通常可以分为文件类、合同类、批件类和参展商等几大部分，文件类中既应该包括有关附设展览的各轮通知书，还应该包括有会议附设展览信息的会议文件，例如会议早起的各轮通知书。合同类包括展览场地的租用合同、运输公司和报关公司的委托合同等。批件类包括会议附设展览的批件、当地消防部门的批件和公安部门的批件。有关参展商的文件是每家参展商的全部资料，包括参展申请表、参展商介绍、广告以及展览调查表等。

资料整理：小烩