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一、现场申办人员
（一）现场申办人员的组成
通常国际社团对现场申办人员的人数有一定的规定。在符合国际社团规定的前提下，现场申办活动一个广泛吸收与申办活动有关的各个机构的人员参加，伍方会议服务会把这些人员组成所谓的“国家队”，。申办人员应包括专业人员、会议管理机构的成员、会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表；这些人员可以现场回答理事会成员所提出的一切有关问题，显示出了申办过准备工作的充分和得到了各方面广泛有力的支持，对申办活动的成功给予了有力的保障。
（二）现场申办人员的条件
来自各个机构的申办人员都应该非常熟悉本行业的工作，特别是对于理事会经常关心的一些细节问题也都了如指掌；申办人员应该具有较高的英文水平，特别强调的是应有熟练的听说能力；避免选择那些只能看、写而不能听、说的人员参加，因为参加现场申办活动时这种人往往排不上用场。申办人员最好参加过类似的申办活动或者在国内就经常有机会参加外事活动，有这种经历就不会出现怯场现象。
（三）现场申办人员的出国经费
现场申办人员的出国经费通常由各个机构自己来承担，因为会议如果能够申办成功，这些机构都是直接的受益者。由于申办资金风险极大，采取这种方式解决出国经费也是一种资金风险共同承担的措施。如果我国的航空公司也能参与申办活动，它们能够提供折扣机票甚至免费机票，也是对会议经费的巨大支持。
（四）申办人员的出国手续
以往出国申办国际社团会议属于公务出国，要求所有申办人员在自己的本单位办理出国手续。随着我国对国民因私出国政策的不断放宽，越来越多的人选择办理因私出国手续，可以由申办会议的主办单位牵头组成申办团，委托某家旅游机构为全体申办人员共同办理出国手续。
二、现场申办活动
经过长达一年甚至几年的准备工作，申办活动进入了现场申办阶段，也是最关键的阶段。申办人员要全力以赴，客服各种困难，积极主动地投入到申办活动中，争取申办工作获得圆满成功。
（一）公关活动
现场申办人员一旦到达目的地，就要客服时差带来的困难，立刻开展各种公关活动。
1.拜访
虽然国际社团的理事会都是由来自不同国家的人员组成，每位成员都可以独立表达自己的意见，但是国际社团主席、专职副主席和秘书长的意见经常会对其他理事会成员产生一定的影响。为此申办人员首先应该分别拜访国际社团的这些负责人，主动向他们汇报我们申办工作的准备情况，征求他们的指导性意见，争取得到他们对我国申办工作的准备情况，征求他们的指导性意见，争取得到他们对我国申办工作的支持。如有可能，也可通过他们了解其他申办国的情况，做到心中有数。
2.宴请
宴请活动是一种非常有效的公关手段，通过宴请活动可以拉近相互之间的关系，建立新的感情。宴请活动可以是小范围的。由于中国的餐饮在世界上的知名度非常高，很多西方国家的人士也非常喜欢品尝中国菜，因此，宴请最好选用在当地一家知名度比较高的中国餐馆；条件允许时还可以考虑我国驻外的领事馆，总之，宴请活动经常可以起到很多意想不到的作用。
3.私下交谈
在任何一个国际社团中总会有一些理事会成员对我国特别好。他们中有些人员曾先后多次到我国进行访问，对我国各方面的情况有比较充分的了解，有时由他们出面做工作比我们直接出面更为有利。现场申办人员应安排一定的时间去拜访他们，希望他们再这关键的时刻能够帮助我们做些工作，通常他们都会热情答应的。
（二）参加理事会
通常国际社团会议的主办权都是通过国际社团理事会的表决来确定的。理事会的日程比较简单，首先由几个申办国的代表向理事会成员作陈述报告。不同的国际社团采用不同的方式，有的采用的是所有申办国都在申办现场，大家面对面地作陈述报告；有的采用其他申办国都不在理事会现场，只有作陈述报告的那个申办国在场这种背靠背的方式，不管采用哪种方式，陈述报告作得是否成功都是非常关键的。
1.陈述报告
大多数国际社团规定每个申办国只允许一位代表上台作陈述报告。宣读陈述报告的代表应该充满自信心，语言要有感染力，要以流畅的英语全面介绍我国的申办工作。报告主要围绕着早已提供给每位理事会成员的申办报告上的内容进行。为了增加陈述报告的效果，要辅以用计算机制作的影像图片投影到屏幕上。
2.回答问题
在申办报告结束之后，通常要安排5~10分钟的时间，由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题。理事会成员的问题主要集中在来我国参加会议是否能很方便地得到我国的签证，申办城市的交通和治安情况，会场和相关的宾馆之间的交通是否方便等一些具体问题。如允许，可由不同的申办人员回答不同方面的问题，这样每方面的问题都可以答得比较圆满。
3.表决
理事会成员听取了各申办国的陈述报告和向申办国提出问题后，申办国的代表将会退场，理事会成员将表决觉得会议主办国，表决的方式或是无记名投票，或是举手表决。
（三）参加全体代表大会
大多数国际社团的国际会议是由理事会来决定的，但是也有一些国际社团的会议主办权要通过全体代表大会才能觉得。理事会的作用只是初选，将数量比较多的申办国减少一些。为此申办国的代表还需要在全体代表大会上向会议代表作陈述报告，最后由全体代表举手表决，例如申办2008年的国际养猪协会的会议主办权就是采用这种方式来决定的。
资料整理：伍方会议服务小烩
