一个展览会从筹备到开展,其周期很多都在一年以上,而作为展览重点的展示往往只有三到五天。可以说,展会现场是展览会的关键之所在,而展会现场管理则是重中之重。
展会现场管理是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映,因而备受主办单位的重视。同时,展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂,事无巨细。如果处理不当,伍方会议服务相信任何一件小事都有可能发展成大问题,继而影响整个展会的效果。
展会现场的布置一般在展览会开幕前几天举行,时间长短以展览会的规模和主题而定。但是在举办开幕仪式之前,将开幕现场布置好是参展商必须要做的而且要做好充分的准备。
由于展览会现场管理业务的多元性与复杂性,主办单位已经越来越倾向于把现场管理的诸多业务“外包”给专业性的会展服务公司。一方面,主办单位通过服务外包达到了降低成本,提高效益的目的;另一方面,也使得各种专业性的展览服务企业发展起来,譬如展台设计,展台搭建、展具租赁、展品运输、广告印刷、安保清洁、法律咨询、现场服务、餐饮服务等等。
伍方会议服务认为参展商的现场管理工作包括一下几点:
展前,主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传,在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册;编制含有参展企业名册的会展快讯,派发给专业观众,专业市场;在展会的介绍网站上开辟了供求平台,企业在展前,展中,展后都可以在网站上注册,发布产品供应信息和采购信息,为买卖双方搭建平台。
展中,主办单位为参展商提供增值服务,包括现场答疑会和各类研讨会,帮助企业解决生产管理中的难题。以及为买卖双方牵线搭桥,提升买卖双方贸易成功率等。
展后,主办单位对参展企业及时走访,听取意见,使下一届的增值服务做的更完美,同时进行企业展后成果的跟踪报道,提高展会和企业的知名度。
综上所述,可以看出展会现场管理工作的好坏,是决定企业成功的关键,对参展商来说是非常重要的。