伍方会议服务认为年会的组织大致可以分为七个环节:
(1)确定活动立项
(2)制定预算
(3)选定会务代理
(4)确定方案
(5)确认实施细节
(6)结算
(7)总结
年会的组织有五个要素:
(1)预算
(2)人数
(3)参会人员组成
(4)会议主要议题
(5)会议时间
这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐标、礼品、活动安排等一系列决策。
不过在这里,伍方会议服务提醒大家在制定预算环节,主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品,有的年会还要加上会后的旅游预算。