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会务操作手册总结-伍方会议
1、 款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。
2、 与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。与旅行社确定旅游项目，价格，旅游人数，签订合同。
3、 分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。
4、 邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品或正版软件说清楚，旅游项目说得吸引人一些。客户参会名单及时整理好。
5、 会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。
6、 会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，餐厅的祝福条幅与宣传牌等，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制作的宣传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位（主持台一台，控制台一台，演示区2-4台）。茶歇区布置，主持台的台式麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台，礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。声光电调试，桌签核对与制作、排列。演讲时间控制牌。预留座椅。贵宾室布置。技术演示区布置。
7、 签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。签到人员要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，把开收据、收钱、给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。餐劵如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。如果有旅游项目，及时统计好旅游人数与名单，方便与旅行社核对人数与账目。会中，及时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。
8、 接待人员，有专人负责租车事宜，接机接车有专门人员配置，这些人员要掌握司机电话，车型与座位数，以便及时调度车辆；还要掌握客户到达机场车站准确时间，安排工作人员与司机接待。准备好接待牌，使客户能准确找到会务接待人员。跟车人员准确把客户送到会场，安排住宿，重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到后直接入住。会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。
9、 会务房间：会务组设专人负责开房间，统计房间数与嘉宾入住人数，入住房间一定要写清楚嘉宾的详细信息，保证工作人员及时找到客户。会务组提前预估到会人数，与酒店预留最低房间数，会议当天会务组开出嘉宾房间，嘉宾到后直接入住；其他客户到后按各个身份证登记入住房间，保证有房可住，嘉宾单住还是与人合住，会务组住宿负责人帮助协调，两人合住的，私下结账。
10、 旅游事项：会务组设专人负责旅游项目，与旅行社沟通协商，确定旅游项目、时间、租车、价格等，会议当天统计好旅游人员详细名单与人数，收好费用，与旅行社的款项交代清楚。会后督促客人及时上车集合，核对人数，请导游向客户说清旅游注意事项，具体事情交给导游负责，如讲解、住宿、餐饮、买票等
11、 ，会务组负责监督人数，督促旅游者准时到达各个地点。保证旅行顺利进行。
12、 主持人工作：核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保证主持时不出错，根据会议主题控制会场氛围，控制好会场的不同时间段的不同氛围，需要激情的时候激情澎湃，需要深沉的时候严肃深沉，需要幽默的时候妙语连珠……根据议程与各个演讲嘉宾核对时间与演讲顺序，保证出场时嘉宾顺利到场，如果嘉宾有特殊情况不能及时到岗，要及时调整议程，并向大会说明情况。会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、宣传片等，保证会中不出错。与音响师、控制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利进行。会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票
13、 事宜等。会前要与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。
14、 总协调：会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。保证会议顺利进行。
15、 会前，总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。
16、 嘉宾接待：除机场车站接待、住宿安排外，会前的宴请工作，贵宾室接待工作，记者采访工作，采访内容协调工作，会后宴请工作，红包礼品工作，送嘉宾到机场等工作。
17、 控制台：控制会场的声、光、电，与音响师、主持人做好配合，保证达到会议效果。会前、会中、会后的音乐控制。
18、 礼仪小姐：颁奖、抽奖等工作的礼仪工作，与议程吻合，总协调提前做好礼仪培训工作。
19、 餐饮服务人员：会前与酒店保证最低和最高就餐人数，保证酒店预留足够的饭菜。会后引导客户到餐饮区，分好区，保证客人有序的就坐，销售公关人员要及时调整与客户的就餐位置；与酒店做好统计人数工作，方便会后结账。餐票出现问题，及时与酒店协调。饭菜、饮料、酒水要充足，雅间要提前预定，菜单提前定好，让客户及时满意的就餐。就餐后，与酒店签字，核对餐券，确定就餐人数。
20、 采访负责人：做好记者的接待工作，红包分配，写清名单，方便以后结账。培训好记者如何采访嘉宾，何时何地，采访稿、新闻稿提前给记者，保证采访、新闻及时公布，采访地进行精心布置，如鲜花、水果、饮料、背景板、摄影机、相机、灯光、接待人员布置完毕。会中、会后保证新闻报道及时到位。与记者、摄影师协调，各种影像资料要保存好。
21、 摄影师：保证会议当天摄影机到位，设备、摄影带、储存卡等充足，做好远景、近景、特写的摄影工作，听总协调指挥，做好会场、签到处、嘉宾采访、重点事件等各区的摄影工作。
22、 技术演示区：2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位（插座备好）。
23、 会后礼品发放区、收取调查表区，督促客户凭调查表领取礼品或软件，保证收全调查表，发送礼品。
24、 结账人员：与酒店协调好，做各种账务的统计工作，顺利结账。会前的定金、汇款、结算方式、发票等，各种费用的结算，如住宿、餐饮、租车、摄影、设备等费用。统计好住宿人员名单，整理出会务组费用部分的住宿房间数，根据就餐人数结算餐饮费。
编辑者：杭州伍方会议服务
