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在我们伍方会议服务数个会议的过程中，曾经也发生过多次的紧急情况，及时做好的很周全的会议前期策划准备工作，不可避免的、意外的事情还是会发生。
如果您已尽了最大的努力进行准备，但还是出现了很棘手的情形，那么记住要先解决问题，然后再追查原因。举例来说，假设您为客人们的休息时间准备了30加仑咖啡，却只送来了3加仑，那么您最急需做的是立刻从厨房里把余下的27加仑拿来，而不是在这紧要关头追问“到底是谁的过失”。当事情解决后，局面已在掌控之中时，再回过头来正确地判断过失是如何发生的，并及时总结经验以杜绝再次出现这样的情况。
为了帮助您灵活地应付各种危机，我们将谈到几个与现实会议息息相关的危机案例。在这些情况发生时您该怎样做？
医务紧急情况
“在常规会议召开前，一位参会人员突然心脏病发作，跌倒在舞会大厅。”
您该怎么做呢？
立刻联系酒店安全部门或者酒店指定的突发事件负责人。告诉他们发生了什么事和事件发生的具体位置，提示对方立刻拨打120，并以最快的速度找到酒店内部的护理人员。（不要自己拨打120，除非当时情况特殊，没有更快捷的方法，因为酒店专业的安全人员可以更好地会见医务人员并陪同他们来到现场。）如果来宾在救护人员到达现场之前就停止了呼吸，那么您该立刻询问现场人员，看看是否有专业的医护工作者，让他们来施行心肺复活术（CPR），您也可以自己来做，如果您曾被相关单位鉴定有这方面的专业知识。
同时，指挥在场工作人员封锁主要入口，让参会者通过另外一条通道离开舞厅，及时疏散。如果只有一个入口，您必须尽量延迟会议的召开直到现场没有闲散人员妨碍发病人员的救治。
您应该怎样做来避免这样的危机？如果您没有准备的话，这样的危机将酿成一场悲剧。没有人能够预料一次心脏病的发作。您能做到的最好的准备就是在活动前做好以下工作：
1.回顾酒店突发事件的应急部门及其工作程序。
2.获得重要的联系人号码并发给您所有的员工。很多团队在他们会前会的计划纲要中都标明了紧急情况联络号码。
3.确保您的工作人员受过CPR训练。
酒店没有足够的房间怎么办？
“在下午2点，总部酒店突然告诉您，房间已经安排满了，不得不将您的40名来宾分去附近另一家（距离总部酒店路程15分钟远近的）类似（或少一两个星）的酒店住一晚。”
您该怎么做？
因为这种情形并不少见，所以建议每个会议专业人员都要做好以下的预防工作：
1.要求酒店尽可能早地提前给您通知，提醒您哪些参会者可能要被重新安排并步行去酒店。2.在您的合同里包含一条关于重新安排的让步条款，规定当一个客户被重新安排后，无论客户所持态度如何，都可获得以下增设的服务项目：
a.在新的酒店里每晚提供一个在总部酒店中不可获得的免费房间。
b.免费的五分钟通话时间，以便让其伙伴知道这个变更。
c.提供新酒店和总部酒店之间的免费交通服务（或者报销交通费用），直到来宾被重新安排到总部酒店为止。
d.当来宾回到原定酒店时，提供其更好级别的服务。
e.当来宾回到原定酒店房间后，为其在客房内举行小型的欢迎仪式。
f.一封给来宾的道歉信，承认酒店为重复预定的错误事件负责。
这些让步的目的是说服客人“想去”另一家酒店。控制好整个局面永远是最关键的。
3.了解哪些酒店有担当“超员酒店”的传统习惯，您可以删掉那些不符合您标准的酒店。当然，如果整个城市的酒店都满员了，您就没有别的选择了。
在现场，您可以让酒店先安排其他客人（例如，临时性旅客或者其他团队）更换酒店，再来安排您的团队。如果您的合同中包含以上让步条款的话，酒店更愿意让合同中不含这个条款的团队离开。
您还可以让您的员工合住以便腾出额外的房间。（不要试图让您的客户团或高层领导合住一个房间。）
还有一个选择是跟酒店商议，看看是否能够通过前台寻找一些自愿转让房间的客人，并给他们一些奖励。奖励可以包括上述让步条款中的项目、一些现金或者将来在该酒店及其附属酒店的免费住宿时限。
如果重新分配客房已成必然，那么下一步您就要做得很坚决。检查未到人员名单，并制定一份在任何情况下绝对不能重新分配房间的来宾列表（例如非常重要的客户、发言人）。
您要怎样做来避免这个危机呢？您应该在4个月（或更久）前就每周跟踪一次您所预订的酒店的入住情况，并与饭店保持紧密联系。这样做以后，您和饭店在那时就不会感到突然了。一些客人还是有可能被迫转让客房，但是您可以提前几周给他们通知。
总之，这些都是大家不愿意看见的和发生的，但是我们要做好准备，不然到时候如果说没有能处理好的话，对会议的效果会有很大影响，所以作为会议服务的专业公司-杭州伍方会议服务将在这块处理紧急情况上最好培训，让所以的员工都能处理好这种问题。
