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申办国际会议的一些常识

发布时间:2012-07-18   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com


如何申请举办国际学术会议? 

据伍方会议服务所知,为了让我国更多的科技人员有机会参加国际科技活动,国家提倡和支持在国内举办国际科技学术会议。举办一般的国际会议,由国内举办单位或发起单位提出申请,填写申请表,写明会议名称、内容、承办协办单位、召开理由,拟定的时间、地点、人数、国外专家人数及组织机构等,经上级主管部门和省市区科委审核后,报科技部审批。重要的国际科技学术会议,由科技部会同外交部报国务院审批。

    1. 举办国际学术会议,有利于提高在国内外的学术地位,更好地扩大教师、研究生、大学生与国际上知名学者的学术交流活动和促进国际科技合作,因此支持具备条件的单位应积极发起、主办或承办国际学术会议。

    2. 国际合作处是申办国际学术会议的归口管理单位。会议主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际合作处,由国际合作处报主管校长审批。如果会议是重大国际会议,会议主题涉及政治敏感问题,或是系列性的国际组织会议,国际影响大,或中外方参会代表中有重要政界人物,会议应由国际合作处报教育部审批。会议单位收到会议批件后,即可进行筹备工作。

    3. 国际学术会议的主办系(所)在收到会议批件或批件复印件后,应尽快组成学术委员会和组织委员会,其成员应有学术地位和组织能力,能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作。

    4. 举行国际学术会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等事项,由会议单位与校内有关单位协商解决。 

    5. 各系举办的国际会议材料的收集、整理、立卷、归档由主办系负责。举办国际学术会议的单位应将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等应归档的材料及时归档。

    6. 国际学术会议结束后,主办系(所)应尽快写出会议总结,报国际合作处备案。 (1)国际会议的定义: 指与会者来自三个或三个以上国家(含我国)在华举办的会议。主要包括:国际组织委托中国有关机构举行的年会、例会及其它会议;综合性国际组织在华举办的各类会议;涉及某一专门学术领域或是为某一课题举办的国际研讨会。 (2)申请国际会议的材料: 会议的名称(中英文)、会议的主办单位和承办单位、会议的目的、会议的内容、相关的背景介绍、举办的时间、地点、会期、参加会议的总人数、境外代表人数(包括台湾、香港、澳门)、国外代表的主要国别、举办经费来源等。 (3)报批程序: 提前半年申请,按会议内容性质由申请单位报省主管部门并省外办审核,省外办审核后报送上级部门审定。如有来自台湾的与会代表,申请单位需先将名单报省台办审核。 (4)办理承诺: 在材料齐全的前提下,省外办将在10个工作日内完成审核并报送上级部门审复;经上级部门批复后,省外办在2个工作日之内将结果书面通知申请单位。 5、开具联检礼遇证明——具体 (1)可享受联检礼遇的人员: 外国国家元首、政府首脑、议会正副议长及副部级以上官员、国际组织主要负责人;外国前国家元首、政府首脑、议会议长,友好省州(现任地方副省级职务)、友好城市领导人(仅限市长、议长);各国驻穗总领事(到、离任);香港、澳门特区政府高级官员;中央有关部门现职副部级以上领导、其他特殊工作对象。 (2)申请单位: 省直单位、中央驻穗单位、各地级以上市外办(外事侨务局)。 (3)开具联检礼遇的程序: 申请单位提前3个工作日向省外办提出申请。 (4)申请材料: 人员名单及职务、时间、乘坐的交通工具。 (5)办理承诺: 在材料齐全的前提下,省外办将在1个工作日内给予开具联检证明。

资料整理: 伍方会议服务

 

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