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做好会后工作的方法和重要性

发布时间:2012-05-18   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

       杭州伍方会议通过以往的各种实战的会议举办案例,总结道会后工作也是非常重要的,所以在这里为大家总结一些方法和步骤:
  第一步
  1、与各方人员包括对会议效果发挥作用的所有供应商见面。
  2、建设性地评价出席各方的表现。
  3、让大家对你的角色以及你的团队提出建设性的反馈意见。
  4、做好笔记,方便下次会议使用。
  
  离开之前
  1、与审计经理核实总帐单。
  2、更正发现的错误,记录所有的差异,回到办公室后一定要跟踪这些差异。
  3、给员工发放赠品,费用不计入伙食或音频/视频的成本里。
  4、确认所有需要送回办公室的材料已经包装好并贴有标签。
  
  到家之后
  1、给活动中与你直接合作的酒店的员工、供应商和你手下的员工发送感谢信(抄送总经理、相关管理人员。)
  2、向你自己公司的员工、志愿者、所有的发言人发送感谢信,告诉他们为会议做出了什么贡献。
  3、尽快撰写员工总结报告,讨论会议上完成了什么,什么没有完成。
  4、思考会议的后勤供应包括客房的设施是否效果良好。分析哪些方面还有待改善和提升。
  5、记录所有对演讲者演示文稿的评论,给每位演讲者发送对演示文稿的书面评价。
  
  钱的问题
  1、检查会议中关于追加供应的食品、饮料和音频/视频设备等的纪录。在你的文件中详细记录这些信息。
  2、核对总帐单、员工和演讲者的账单以及所有相关花销的凭证。
  3、编制所有花销的明细帐,将其放在综合档案中,方便下次会议使用。
  4、检查合同,如果出现与会议实际情况不一致的条款,则打电话联系他们重新商议。
  5、收到发票后的30天内向酒店支付钱款,减去所有有争议的费用。
  6、跟踪内部应收帐款,确保到帐。
  7、对于有问题的费用,要立即和厂家对帐,但是必须确保问题解决后的30天内支付完所有账单。
  
  总结报告
  1、编制书面会后总结报告。不同活动中参加者的详细情况、每顿饭有多少参会者用餐等信息要加入报告中。把报告发送给与会议有关的内部员工。
  2、写上你自己对于会议的想法,如何改进和提升。
  3、计算会议的投资回报率和目标回报率。
  4、比较RFP(意见反馈) 和实际结果,包括客房的感应器、伙食和饮料花费等等。以后的RFP中要加入需要修改的地方。
  5、为会议做一个详细的时间表,包括支付日期和结束日期,存档作为日后用的参考资料。

好的一个制度和流程对一个会议的成功举办是非常重要的,所以我们伍方会议在服务每一位客户的时候,都会把每个会议的细节和关键的地方列出来,用一个量身定做的流程来举办每一次会议。

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