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论坛的筹备与组织

发布时间:2010-07-15   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

论坛是展会中一道绚丽的风景线。是与洽谈交易活动并重的一项内容,也是展会中最精彩、最受欢迎的活动之一。展览会越来越讲究展、会并重,组织者在举办展览的同时,通常要组织相关内容的论坛。请来大批中外一流的专家、学者,甚至社会活动家、政府要员等参加。在论坛上。这些特邀嘉宾不仅能带来国内外最新的信息、技术和项目,更能带来相关领域内具有前瞻性和导向性的新论点、新理念、新思维。应当说,论坛是加强学术交流,增进友谊的桥梁与纽带,对提升展会档次、扩大影响、扩展潜在客户意义非同寻常。在这里,群英聚会、智慧激荡,有助于拓宽视野、更新知识、交融理念、开拓思路。一些知名展会如广交会、高交会和北京“国际周”等大型展会期间举办的论坛,听众多达数万人,门票紧俏,场场爆满。一场成功的展会,不但要有可观的成交额,还要组织好发人深省、富有启迪的论坛讲座,已经成为无可争议的事实。

筹备、组织高水平的论坛是一件非常复杂而又细致、烦琐的工作,它要求建立严密、高效、相互协作的组织机构,制定周密详尽的流程计划。

(1)成立筹备委员会

论坛筹备委员会。一般设主任1人,副主任1至2人,委员若干人。其主要任务是谋划论坛的整体框架,做好论坛组织的前期准备工作。主要包括以下内容。
  ①筹备成立组织委员会和评审委员会,划分各自承担的任务。
  ②确定主办单位、承办单位、协办单位、特约媒体等。
  ③确定论坛讲座的主题。坚持少而精、高层次、高规格,积极促进科技成果产业化的原则,力求向专业化展会方向努力。为馒姹题有的故矢,也可征集参展单位共同感兴趣的论题,从中择优选用。粗略划分若干专业论题的内容、范围等。
  ④确定论坛整体时间区段及大体场次。
  ⑤确定主讲人及其论题内容。
  ⑥研究征集论文办法及评选比例、奖金数额等。
  ⑦确定邀请的相关人员、单位。
  ⑧确定论坛的规模、人数、时间、地点。
  ⑨制定财务预算。

(2)组建组织委员会

组织委员会的主要任务是负责整个论坛的组织安排,保证论坛能够顺利进行。可设主任l人,副主任1~2人。组委会下面一般还要设立三个小组。
  ①秘书组:设组长、副组长各一人,组员若干人。其主要任务有以下几方面。
  ▲发布举办论坛会议的通知,内容包括举办时间、地点、演讲专家及题目等。通过网上登录、媒体广告、直邮、上门发送等多种方式在一定范围内“广而告之”。“一定范围”是指要将观众尽量确定在各用户部门领导、信息主管、技术专家、企业的CE0、CIO等决策者,各IT分销商、代理商、驻华商社的代表等层次较高的范围内,务求到会的观众是高素质的目标观众。
  ▲征集论文。明确征集论文的内容范围、有关技术要求及投稿截止日期等。如要求论文具有创新性,未在国内外报刊上公开发表过等。对对正文的篇幅、摘要的字数、份数、邮寄、打印论文的具体要求,论文的字体、字号、纸型。是否要带中、英文译件,是否要软盘以及联系人、联系方式等要提出明确要求。
  ▲发送邀请信。向主讲人发出邀请,落实主讲人。邀请函务必注明论坛的主题及被邀请人分担的演讲题目、开会日期、演讲的时间要求等,便于演讲人准备演讲材料。此项邀请至少提前一个月发出,并尽早落实,向有关主管部门、领导、嘉宾、关系单位、新闻媒体发出邀请。
  ▲撰写领导开幕词、闭幕词、主持人讲话及相关的会议宣传报道材料。
  ▲为每场主持人提供主讲人简历、业绩及本次讲演论文摘要。
  ▲编辑论坛简报。
  ▲收集整理演讲稿登记造册。按专题进行分类。
  ▲整理复制录音、录像、刻录光盘并组织赠送与销售。
  ▲组织、安排、接待各媒体记者。
  ▲编辑论坛文集。
  ②组织组:设组长、副组长各一人,组员若干人,其主要任务是负责整个论坛的组织和安排工作。它的工作必须有条有理、井然有序,是论坛顺利进行的关键部门。
  ▲编制论坛各场次日程安排。具体落实主、分会场地点、
主持人,如果需要分组研讨,要安排讨论地点和召集人。
  ▲落实主会场场地、分会场场地、电源、音响、投影、录
音录像设备等相关设备,并落实后备电源、后备扩音设备及值班
电工等应急安排。
  ▲根据需要安排同传或交传翻译。
  ▲设置论坛会标与引导标识。
  ▲确定是否组织电视现场转播及其场次。
  ▲确定每场会议议程:如主持人宣布讲演开始并在每位嘉宾演讲之前,简要介绍主讲嘉宾的筒历、业绩及演讲题目要点等。
  ▲制定与维持会场纪律。包括是否准许拍照、录音录像等。
  ▲会场的光电、温度、通风保持正常状态。落实服务人员及茶、水供应等。
  ▲安排好新闻媒体人员在会场工作和休息的位置。
  ▲组织新闻发布会。
  ③会务组:设正组长、副组长各l人,组员若干人,其主要任务是负责整个论坛的会务工作。
  ▲印制、发放入场证件和会议相关材料。
  ▲负责报道登记、出售门票。    ,
  ▲迎送、接待主讲人,负责食宿安排。
  ▲组织专业人员对会场进行安全检查,疏通通道,开启安全门等。
  ▲购买、发放纪念品,填写证书并支付各类费用。
  ▲财务结算。
  在整体运作过程中,秘书组、组织组、会务组虽各有职责,但又需要默契配合,互相支援,形成一个整体,保证论坛的顺利进行。

(3)成立评审委员会

有的论坛会议设定评选论文,这样需要成立评委会,否则不必设立。评审委员会可设主任1人,副主任1人,委员5~7人,评委总数最好是单数,以便评审表决。
  ①聘请评委。要聘请有较高思想水平、政策水平、专业水平,并具有一定声望和权威,能秉公办事的人员为评委。
  ②制定评选论文的标准,按照比例准确地评出论文等级。
  总之,大量细致周密、有条不紊的工作,全体工作人员的密切配合是成功举办论坛的先决条件。

 参考资料:http://www.shfair.org.cn/shfair/zxzsdu.asp?ID=782 

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