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首先，对于会展的组织者而言，它要担负起前期信息的搜集、整理、提供和中期展会管理，以及后期展会总结等多方面的职责。在展会开始之前，展会组织者应首先从参展商和其他信息提供者处搜集必要信息，之后对这些信息进行综合整理加工并汇编成册，为相关人员提供详尽的展会信息。同样重要的是，展会的组织者设计与建立的一套完整的展会运行体制也保证了信息交流的畅通。应该说，展会组织者的前期工作是整个信息流程的起始阶段，也是这一过程中最为重要的阶段。
其次，从参展商方面来说，在决定参加一个展会后，应首先针对本次活动做出周密的战略分析，并确定出预期目标。在进行宏观和微观分析的基础上，确定本次参展过程中企业想得到什么信息，并对企业的预期目标进行切合实际的定位。在展会中，参展商在主动向展会组织者提供自身信息的同时，也从展会中得到更多的、更为详实的信息。只有在完善的利益保护机制下，每一个主体才不至于因为自身信息的曝光而导致其利益受损。参展单位在展会中主动搜集所需要的信息，与展会组织者及其他信息提供者保持密切联系，最大化企业有效信息的获取量，使参展活动“不虚此行”。展会结束后，各参展单位对所获信息及参展成果整理汇总，与预期目标进行对比并衡量参展收益。
再次，对于展会相关信息提供者而言，即供应商、经销商、采购商等，他们对整个展会中信息集散功能的发挥同样具有十分重要的作用。展会前，他们需要向展会组织者提供有关信息，并表达自身利益和要求，在保证自身信息传播畅通的同时，也积极了解其他竞争者的信息。在展会开始后，这些信息提供者继续不遗余力地更新展会信息，向参展单位展示自己并在竞争中获益。从这个意义上来说，他们本身也是以一种特殊参展商的身份出现。
作为一个理想的信息交流平台，展会组织者、参展商、相关信息提供者之间的关系对展会的成功至关重要。在这一信息集散过程中，三方应始终处午平等地位，三方的利益均要受到保护。在现今的大多数展会之中，展会组织者一般都处于比较主动的地位，指挥着展会的进度和整个过程。而参展单位则往往较为被动，它们也大多把自己仅仅定位为展会中的“客户”，而非“合作者”。这种情况所导致的必然后果就是信息的不均衡和信息误差等，最终影响的仍是展会的效果。因而在理想模式中应更注重在三方的沟通上下工夫，比如建立展会指导委员会就是一种比较可行的方案。参展商可以通过参与指导委员会的工作，为展会组织者及时提供信息帮助，参展商也可从中获得有益的指导。
当然，会展的信息集散功能绝不是会展所具有的唯一功能，会展业作为一个新兴的综合产业还具有更为有益的社会价值，在国民经济中也占有不可忽视的战略地位。
就会议而言，通过会议本身的形式、规模、主题以及口号、报告、宣言等多种传播形式可以体现会议组织者、参与者的政治取向、价值取向和情感取向，很多教育宣传工作通过会议能直接得以实施，如表彰会、庆祝会、报告会、欢迎会等具有鼓动、激励、感染等教育宣传作用。就展览而言，展览馆被公认为“活生生的课堂”、“生活的百科全书”。“百闻不如一见”，亲眼所见的事物比耳朵听来的更为可靠、有效。观众在展览中“见”到的艺术形象直接逼真，“见”来的知识也更为可信、更具时效性。
展览是一种重要的社会意识形态，它归根结底是对一定的社会存在的反映，因而具有多方面的认知作用。从世界范围横向看，一个时代的政治、经济、文化、军事、道德和社会习俗等各方面的情况，都会被一定程度地反映在展览作品中。从历史演变纵向看，时代变迁、国家兴亡、科技演进、民族盛衰、人间沧桑、生物演化等历史变化的步伐，通过世代相传的博物馆、展览馆、科技馆得以生动展现。人们可以通过展览艺术形象拓宽视野，接触到许许多多个人日常生活难以涉及的广阔领域，提高认知能力。展览的再现功能既能教育人们学习知识，又能丰富和发展知识，还能使得知识形态的科技成果应用于实践，变潜在的生产力为现实的生产力。
参考资料：http://wenku.baidu.com/view/a0cde0c76137ee06eff918c6.html
