伍方会议-一站式会议服务、活动策划执行、杭州年会策划公司 400-0571-361

会展文案的分发与发布

发布时间:2010-08-28   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

(一)会展文案的分发:会展文案的分发有以下几种方式:

1.邮局寄发。用于传递普通会展文案。

2.机要传递。即通过专门的机要文件传递系统来分发文件,用于传递保密文件。

3.当面交接。企业内部的会展文案,如果方便,可采取送文上门或通知前来领取的方法当面交接。

4.电信发送。即用电报、传真和计算机传递文件。电信发送会展文案要注意以下几点:

(1)重要而紧急的文件在用传真和计算机传递之后,还应发送纸质文件,以便收文单位永久保存。

(2)用电报、传真和计算机传递密件应采取加密措施,但传真和计算机不得传递绝密级文件。

(3)用传真发送会展文案要注意格式的规范。用传真机发送的会展文案有两种:一种是有原来标印格式的会展文案,如会展公文、申请表、登记表等,这类会展文案可按原有标印格式直接用传真机发送。另一种是单位之间相互往来的事务性会展文案。这类文案具有告知、备忘、确认的作用,可以作为法律凭证,格式应当统一规范,项目设置要便于双方对传真件进行管理和将来的查考利用。一般应设置下列项目:

第一,标题。单位名称+“传真”(传真件)字样,如“北京××会展公司传真文件”。“传真”二字一定要标注,以区别于其他文件。

第二,编号。可参照公文的发文字号编号方法,机关代字+年份+流水号。

第三,收件单位法定名称、收件人(即对方经办人)、传真和电话号码。对方经办人明确的,一定要写明其姓名。

第四,发送单位法定名称、发送人、传真和电话号码、地址和邮编,便于与对方通过传真以外的方式联系。

第五,发送日期,急件还要注明发送的具体时间。

第六,总页数和页号。为了防止传送过程中出现掉页故障,必须写明总页数和页号。

第七,标题或事由。

此外,还可根据每个单位的具体情况设置其他相关的项目。

5.现场分发。会展活动举办期间使用的文件大多是在会场、展馆和报到地点现场分发。现场分发会展文案要注意以下几点:

(1)会展活动的主要文件及会展展务管理性文件,如工作报告、议程、日程安排、作息时间表、会议或展览须知等,要尽可能在参加对象报到时分
发。

(2)重要文件及保密文件要履行签收手续。会议期间临时分发的文件,应做好记录。

(3)事先做好分发文件的各项准备。比如,将需要分发的文件按正式代表、列席代表、参展商、客商、记者等不同身份分装,便于分发;准备好签字用的桌椅、笔墨、登记簿(表)等。

(二)会展文案的发布

发布属于公文行文,适用于需要直接向社会和群众发布,或在特定范围内广而告之的会展文案。发布的方式有公开张贴、报纸刊登、电台广播、电视播放、网站公布等。 

参考资料:http://blog.sina.com.cn/s/blog_6d475ad50100mr8w.html 

阅读全部内容
伍方会议——会议服务、活动策划执行、年会策划公司
上一篇:广告主题与创意的确定
下一篇:会展文案缮印和校对
您可能还对以下内容感兴趣
会议会展/活动策划服务案例
热门标签
会议行业标准《会议现场服务规范》 一级舞美工程资质 浙江省营业性演出许可证 政采云认证会务供应商

拨打客服电话
tel4000571361
tel15700155984

伍方会议客服QQ
伍方会议客服QQ

微信获取方案伍方会议微信