伍方会议-一站式会议服务、活动策划执行、杭州年会策划公司 400-0571-361

怎样安排会见会谈

发布时间:2011-09-19   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

会谈是有一种有目的的人际效活动,利益双方通过会谈就共同关心或感兴趣的问题交换意见,达成共识或交易。有时会谈也被用于联络感情增进友谊,它也因此称为会见。

会谈分为双边会谈和多边会谈两种,按照社交礼仪,这两种会谈的位置安排有所不同.

双边会谈时宾主相对而坐,以正门为准,主人方占背门一侧,客人方占面门一侧。或以入门方向为准,主左客右各占一侧,中间应设长桌分隔,正式会谈应在桌上放置席位牌,涉外会谈增设小型国旗以示区别。秘书或随行人员席位分设两边,秘书如作记录或翻译,可在上司后面设座或直接坐在上司右侧席位。

多边会谈通常以圆形桌或直接以沙发围成圆圈,按礼宾次序就座,如人数较少,也可依照会见方式安排。

无论双边还是多边会谈,面对门口的座位均为:“上座”,背朝门口的座位则为“下座”,从心理感觉而言,上座具有一种现场的影响力和权力感,后者则只有从属感,如果不是为了达到某种暗示或影响,尽量避开这个忌讳。

会见也是主客双方之间彼此约定见面的礼节性谈话仪式,以门为界,会见双方左右分边而坐,主宾坐在主人右侧,其他客人按序在主宾右侧就座,主方陪同按序在主人左侧就座,秘书或翻译一般坐在主宾与主人后面。

会务工作程序及要求

一、会前准备工作
  1.组织会务班子,明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。
  2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
  3.印制会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
  4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
  5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
  6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。
  (1)悬挂会标、徽记、旗帜等。
  (2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒,并保证音响效果。
  (3)确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明确。
  (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
  (5)摆放适量花卉。
  7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
  8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
  9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作
  1.会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
  2.搞好会议签到、材料分发。
  3.落实主席台领导、发言人是否到齐。
  4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
  5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机及BP机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
  6.做好会议记录,写好会议简报。
  7.组织照相。
  8.为与会人员预定车票、机票等。

三、会议善后工作
  1.会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
  2.组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
  3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。
  4.做好会议报告

参考资料:http://www.doc88.com/p-07332453236.html 

阅读全部内容
伍方会议——会议服务、活动策划执行、年会策划公司
上一篇:如何选择会议场所
下一篇:如何安排会后活动
您可能还对以下内容感兴趣
会议会展/活动策划服务案例
热门标签
会议行业标准《会议现场服务规范》 一级舞美工程资质 浙江省营业性演出许可证 政采云认证会务供应商

拨打客服电话
tel4000571361
tel15700155984

伍方会议客服QQ
伍方会议客服QQ

微信获取方案伍方会议微信