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活动策划组织要素之人员激活、结对管理

发布时间:2017-05-19   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

  人员激活

  让工作人员知道在什么时间应该出现什么地点做什么事!

  给到动作指令,这就是激活。

  当人员配置已经完毕,我们要做的事情就是激活他们。虽然他们知道自己负责场地布置或者供应商对接,但是我们还是需要再一次明确他们出现的时间、为之和所负责的项目。

  这三点是相辅相成的,很多活动执行者都存在一个通病,他们往往有非常严重的“临时把控”倾向。他们认为所有活动都不可能在事先就做足准备,现场一定存在大量的临时情况。但事实上呢?临时情况是一定有的,但哪怕就只从人员激活这点去分析,人员出现临时的突发情况,一定是因为之前的指令还不够清晰,这里有两层意思:第一是没有用更清晰易懂的指令,第二是你没有考虑被指挥人的理解能力。

  所以归根结底,还是在准备时不够周全。

  结对管理

  除了控制者以外,其他三类都需要形成小组并且有一名组长,组长就是控制者的指令到达各小组的通道,而各小组成员也只需要对组长负责。

  一般情况下,虽然每个小队之间分工不同,但却需要互相协助共同完成活动,因此在互动上,各小组之间并不是完全孤立的,而是交互式的。比如说一场跆拳道比赛,负责引导观众进场的和引导观众入座的人员没有对接好的话,观众进场后很不容易不知所措,不仅让人对活动失去信心,甚至会发生人员伤亡。

  活动流程中所有需要对接的地方都要安排缜密,做到严密的链条式环节,像链条一样环环相扣。做好结对管理,需要让他们明确三件事:

  上一环节谁会与我对接?

  下一环节我要与谁对接?

  对接人不见了我该怎么办?

  回答这三个问题很简单,我们把活动流程的相关人员都列出来,根据相关人对应的环节来确定就可以。把所有环节的对接人以及应急对接人全部搞定,并且严格按照流程操作。切记因无人对接而自发承担起他人的工作!

  

活动策划组织要素之人员激活、结对管理

 

  

活动策划组织要素之人员激活、结对管理

 

  上左图是2013年大众跆拳道精英挑战赛的赛场平面简图。按区域划分为内场和外场。我们在简图中用不同颜色标注了不同动线,观众动线。嘉宾动线及运动会动线。

  活动中画了一个赛场简图利于人员分配。人员调配会一目了然。

  而上右图则是活动现场执行人员分配表格,通过人员分配表与活动现场动线图结合来看,能更合理地进行人员分配。

  小贴士:

  ① 人员安排表与活动现场执行人员分配表不要搞混。活动人员安排表以时间为轴,现场执行人员分配表以空间为轴。

  ② 每一个需要对接的环节都需要在工作职责中写明对接人,每一名对接人必须配备对讲机,在对接人离开前与总协调对接,指派机动人员坚守对接人位置。

  好的,看了上图上表是否心中有一定的人员配置图了呢?

  嗯,每个活动开始前一小时就引导嘉宾场内休息室休息。一则保护嘉宾的安全,二则不会怠慢嘉宾。

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