会议安排小常识-会议知识-杭州伍方会议服务有限公司


    会议知识
  • 会议安排小常识

  • 信息来源:杭州伍方会议服务   最后发表时间:2017-02-14   浏览量:1547
  •   会务工作分为会前准备、会中服务、会后总结三部分,并细化量化为22个关键点,供大家参考。

      会前准备

      1.拟订会议方案

      会议方案是组织安排会议的关键。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。

      2.起草、审核会议通知

      会议通知内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、其他有关事项等。在会议通知起草过程中要注意:表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。

      3.下发会议通知

      会议通知下发要及时、准确。防止重发、错发、漏发。如需召开紧急会议的,务必确保电话通知,其中要注意避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“几号”“星期几”,防止产生歧义。

      4.落实与会人员

      按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后列好请假人员名单,并及时向有关领导报告。

      5.协调出席领导

      根据会议性质拟定领导出席安排,报请领导同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时要再对出席领导进行提醒。

      6.预订会议室

      会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。

      7.编印会议须知

      大型会议需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。如有需要制作会议证件的,比如:出席证、列席证、工作证、车辆通行证等,要根据会议主题设计制作。

      8.布置主席台

      主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。一般中间坐职务较高的领导。

      9.制作会标

      会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。

      10.检查音响和灯光

      根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并在布置会场时、开会前检查音响灯光是否可以正常使用。

      11.编制座区图,摆放座签

      根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

      12.组织调度会议用车

      大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。

      13.安排新闻报道

      需要新闻报道的会议,要提前通知有关新闻单位,并要求其将记者名单报值班室,再按名单通知到具体人。

      14.安排会场警卫和交通疏导

      通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作,防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议,由于到会车辆较多,要安排交警在会场附近进行交通疏导。

      15.电力保障

      会前与供电部门沟通联系,安排保电任务,同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

      会中服务

      16.签到、分发会议材料

      负责签到的工作人员,要提前到达会场,帮助与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续。会议材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或是提前放置到与会人员桌上。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,确保不出差错。

      17.与音响师对接

      准备一套会议材料,包括会议的主持词交音响师,以方便其把握议程安排与音响的调配。

      18.会议值班

      会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联络畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比,掌握会议进程。

      19.会场服务

      提醒工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对会议的影响。

      20.维护会场秩序

      会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止。会议开始后安排专人到会场清点人数,对迟到、缺席者进行登记。

      会后总结

      21.会议资料整理归档

      会后将会议所有文件包括会议方案、通知、须知、简报、发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查看。如有录音、录像资料的需要尽快收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。

      22.召开分析总结会

      分析总结会务工作中的经验和教训,以便指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。如需做出专门总结的,将总结连同其他会议文件,一并归档。

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