会议的训练与共识功能-会议知识-杭州伍方会议服务有限公司


    会议知识
  • 会议的训练与共识功能

  • 信息来源:杭州伍方会议服务   最后发表时间:2015-11-24   浏览量:1932
  •        在传统的观念中,开会是为了讨论事务。在此定义下,一般人往往认为开会非得针对特定事项进行讨论不可,却忽略了会议更重要的功能,亦即训练与共识。
      会议大致可分为两类:定期会议与项目会议。其中,项目会议主要针对特定主题讨论,而真正要花时间讨论的事项,则不应该排入定期会议的议程中。针对定期会议,则可分为两种状况来探讨,属于较为基层的定期会议,与会成员的同构型较高;而越往组织的高层,由于横跨的部门较多,与会成员的同构型也随之降低。
      就与会者同构型高的定期会议而言,会议内容着重在讯息交换,以及工作上面临问题的讨论与解决。无论是数日一次的晨会,或是每周、每月一次的周会、月会,与会成员各自谈论所遭遇的事件,与其它成员分享,其效果在于增加所有成员的阅历,同样的经验,无须每位成员均亲身经历才能获取,甚至犯同样的错误来换取教训。这便是会议的训练功能,此一过程比解决问题来得重要。
      要强化会议的训练功能,主管应该针对部属提出的报告内容,加入本身的看法。主管的阅历比部属丰富,但平常不见得能一一提出与部属分享,唯有透过讨论,经由互动的过程来诱发主管相关的思考,而给予部属更高频率的机会教育。因此,在会议过程中,主管应不断拿出其经验来,并且扩大阐述,使部属的认知范围加大,提升其学习效果。
      另一方面,主管更应适时拉高讨论的层级,将范围延伸到其它型态的事件上,增广应用面,达到让部属举一反三的效果。例如业务单位提出因地震导致部分地区的市场买气不振时,主管便可将其引导到哪些天然灾害会造成类似情形?该如何因应?其效果是在事件尚未发生之前,相关人员已可预先思考因应对策,让心中先有个谱。
      会议的另一功能是共识的形成与强化。由于组织中每个成员的状况不一,使得主管在运作方式与习惯的要求上,必须持续地督促部属,让所有成员步上轨道并达到较一致的运作标准,而定期性的会议便是最佳的机会。
      在会议的训练与共识功能下,主管针对会议外已经与个别成员讨论过,并已解决的事项,如果具有重要性,仍应在会议中主动提出来谈论。此外,所有成员也都应该不忌讳谈论失败的案例,要有大家都在学习、都难免会犯错的心理建设。错误的案例往往能提供更多的学习机会,固然成功的方法具有参考价值,但减少犯错却可让损耗降至最低,要达到此一目的,主管须注意技巧问题。
      在与会成员为跨部会、同构型低的会议方面,可能出现的问题更多。由于与会者来自不同部门,不仅对彼此间的运作较为陌生,甚至认为事不关己,这使得会议往往陷入各自轮流唱独脚戏的窘境。
      事实上,跨部门的学习对组织成员而言,是更为重要的训练。虽然在组织当中,成员可以透过职务的轮调而学习到不同部门的运作知识,但毕竟不可能走遍所有部门,因此,会议便成为学习其它部门之「异业知识」的绝佳机会。一个部门的主管,如果不能了解其它部门的运作,则其决策将因无法充分考虑周边配套而质量低落。
      以会议进行跨部门学习,高阶主管须扮演「转译者」的重要角色,帮助不同部门间互相了解对方谈论的内容,且当某部门提出一项问题时,主管应告诉旗下其它部门的成员,此一事件对其有何影响。此外,由于不同部门之间,在权责归属上常存有灰色地带,高阶主管间的会议也可减少此一情形,提高整体运作的协调性。掌握上述开会的关键,可大幅增进部门内与部门间的共识,避免形成多头马车而导致效率低落。
      定期会议之外,则是项目会议,其特性是针对特定的主题、与会者的意见多、会议时间长,且不见得可以立即得到结论,这是团队共事必然的情形。然而,项目会议最常陷入的状况是,各部门与会代表的思考面向不一致,且除了主导单位有较详尽的会前准备之外,其它成员只是形式与会,在各自处于不同状态的情形下,会议过程往往很难聚焦,甚至在彼此互相迁就下,得出荒谬可笑的结论。
      有鉴于此,项目会议的主持者应开宗明义地将会议主题的背景、目的说明清楚,确定基本的原则与精神,藉此将所有与会者拉向相同的基调与频率。此外,会议须依不同部门关连性的高低,视每次会议内容的定位,弹性调整每次的与会部门,避免劳师动众。
      许多人认为开会没有必要,其理由是同一部门的成员平日直接沟通即能解决问题,但如此却无法达到成员之间互相汲取对方经验的效果,且易因成员们主动程度的不同,而与主管产生不同的互动频率,造成整个部门成员得到的讯息不一致,降低了共识程度。
      不开会的另一个理由是「没时间」,然而,忙得没时间的原因很可能就出在未能善用会议的训练与共识功能,而必须花更多时间重复处理同样问题,导向恶性循环。就此而言,定期会议一定要定期召开,让每位成员排开其它行程,否则,出席状况零零落落,最后便无疾而终,无法产生任何效果。
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