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“感受”会议

发布时间:2015-10-01   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

   是什么让某次会议显得与众不同?并非钱花得越多越好,关键是它给与会者留下了多少真正值得回忆的体验。

  许多成功的会议都不遗余力地营造一个总主题,并通过标志、活动、演讲者等途径予以体现且不断强化,试图给与会者留下一个贯穿会议始终的整体感受。

  为什么不更进一步,把会议的内容和情绪融入你事先策划好的精彩瞬间,从而使与会者记忆更为深刻?充分利用嗅觉、味觉、听觉、视觉,甚至“触觉”的体验,让与会者把你希望通过此次会议传达的信息带回家去。这样,与会者就更有可能向他人大声赞扬你的会议。

  评估感官体验

  为了让会议达到最佳效果,你应该对曝光给与会者而形成的一切“影像”来一次“检查”,包括开会之前发出的通知邮件及联系人信息、会议本身,以及会后的各种强化信息等。

  竞选活动中的“助选人员”常常会把活动的所有细节都事先演练一遍,看看是否有可能失误的地方(无论是湿滑的台阶还是照相的背景)。会议策划方及负责人也应该像他们那样,在自己的头脑中想象与会者可能会碰到的各种细节问题。

  为了达到最佳的视觉效果,你应该向酒店及其会议中心的员工,索要酒店在不同场合下所使用的颜色及图案的照片,比如休息、就餐、会议等等。你要实地考察并记录下这些颜色及图案的各种组合方案,使会议的主题颜色和图像能够与它们相符甚至互补。

  为了确保噪音不会打扰与会者的情绪,你应该向会议举办地的员工询问哪里的背景噪音可能最大。这些噪音可能来自酒店自有音乐、其他会议、机器设备、备餐或者是酒店之外。

  同时,不要忘了与会者感官方面的其他问题,如:厨房和备餐区的气味会飘向哪里?走道铺有地毯吗?地毯的舒适度如何,是厚的还是薄的?会议举办地的标志够大吗?容易理解吗?会议室的座椅感觉如何?有没有足够多的舒适区域让人们在会议活动之间休息和聊天?会议室白天的自然光线如何(自然光线充足有利于提高与会者的情绪)?

  划分感官体验

  如果与会者坐飞机来参加会议,你要事先驱车沿着他们从离开机场到会议结束回到机场的路走一遭,注意观察他们在逗留期间可能感受到的各种让人欣喜(或是噩梦般)的经历。

  借鉴一下广告公司创作电视广告时使用的情节串连图板,是一个相当不错的主意。把会议的“情节”,即与会者的不同经历,按照会前、会中、会后的三部曲结构描绘出来。

  接着,按照会议的前后顺序,对与会者的每次体验进行简短的描述,并且标明这是一次怎样的体验,是积极的、消极的,还是中性的体验。

  例如,一次积极的体验可以是:在会议的开幕晚会上抓拍与会者的照片,贴在带有会议主题的告示板上;还可以用钓鱼线穿起来,悬挂在第二天早上用餐的自助餐厅内,作为纪念品让与会者带走。

  一次消极的体验可能是:与会者必须走过会议室之间长长的走道。

  中性的体验可能是:那些按照传统的方式装饰的酒店客房。

  多重感官体验

  写下与会者可能看到、听到、闻到、尝到或接触到的任何事物。想一想:每次体验你能加入多少种感觉,才给与会者留下更为积极的印象?

  尝试着创造一些“低技术含量”的感觉体验,例如鼓励与会者更多的互相接触,增加与会者通过握手或互报姓名进行介绍的机会。

  20世纪90年代末曾经做过这样一个实验:二组人参加了同样的公开活动,不同的只是其中一组人在3个小时的活动中有过2次“安全”接触(握手、搭手等)。与“没有接触”的小组相比,有过“接触”的小组认为活动主办方的工作人员更加能干、服务周到且外表出众。

  也可以尝试一些稍带技术含量的感觉体验。例如给会议室各个场所注入的香味,要与演讲者和会议主题保持一致。或者在午餐前长达40分钟的重要发言过程中,逐渐将香味从柠檬过渡到橙子然后再到防晒露的味道。发放的讲义也可以带有淡淡的香味,与会议的基调相匹配。当今的科技可以做到加入清新、放松或振奋的香味,不会令人产生过敏反应。

  会议的策划人和负责人应该将其会议看作是一台戏剧,他们必须考虑看戏的人在醒着的每一秒钟所感受到的各种经历。这样做的好处是,你可以在不增加成本的情况下,仅对计划稍做调整就能够给与会者带来更多的积极体验。

  应对消极体验

  对于会议室之间的长长的、沉闷的走道,或者类似的“消极”体验,你可以采取相应方式激发与会者的兴趣和热情,比如在墙壁上粘贴相互关联的信息。

  在去餐厅的过道上,可以让大家猜一猜是谁获得了大奖,或者谁是晚宴上的特别嘉宾。如果是从会议室到贸易展示区的路上,指示牌上可以出一些由参展商赞助的知识竞赛题,答对的与会者则可以参加抽奖,等等。这样,走在长长的走道上,感到很快就走完了。

  在会议开始前,可以向潜在与会者寄出一系列明信片(随着会议的临近,寄送的频率也越来越频繁),提醒他们参加这次会议的原因,并促使他们早点报名。

  例如,如果会议的举办地是一个阳光明媚的地方,那么寄出的明信片可以是在蓝天白云、阳光海滩的背景图片上,写下让与会者准备好接受阳光的热情拥抱等文字。卡片上还可以加入椰油防晒露的味道。同时发送相关主题的电子邮件,让与会者访问你的网站预览会议的内容。

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