可以毫不夸张地说，每一个
国际会议都是一个系统工程，只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国，甚至世界各地，调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际雠已属不易。会议中，既要使代表们能开诚布公，畅所欲言，又要使会议的高座雄辩中保持一致，善始善终，更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份，不是专家教授，便是社会贤达；不是商贾巨富，便是部长大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响，使组织者感到尬尴，使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作，从外事到旅游，无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作，层层负责，环环扣紧，才能事竟于成。进行这样的系统工程，如不事先预作周密的策划，而是“跟着感觉去走”，走一步看一步，就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是：
一、有条不紊地进行工作。有了策划，什么时间完成什么，完成到什么程度，由谁来完成，便心中有数，可以避免盲目性和随意性，加强时间观念。
二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现，至少能使人处变不惊，增加工作的主动性。
三、对各种需要做出估计。兵马未动，粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间，预做准备，防患于未然。国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划，其他与会人士虽不直接从事策划，但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题，也定会有所裨益。
策划国际会议需要注意：
一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中，策划的雏形实际上也在形成，只是待筹备进行到一定阶段时，人们要求看到工作设想和实施方案，正式的策划才破茧而出。经验表明，策划宜早不宜迟，原因是需要留出讨论、修改和审
批的充分时间。
二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面，需考虑周详，避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来；如时间选择不当，正值寒冬或酷暑，就会使用权与会者叫苦不迭；如会场未选合适，会议服务跟不上来，就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失，虽不应对策划者求全责备，但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节，避免出现大的闪失?
三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施，必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据，也是掌握进度，调整快慢的准绳。经验证明，掌握以下两个环节是关键：
1．会议请柬发出的时间；
2．代表抵达和签到的时间。
会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前，就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪，会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此，如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间，并认真予以执行，其他准备工作便可一一带动。
四、借助他山之石。对于我们许多人来说，国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限，经验不足，应当求助于国内外的先行者，汲取他们的经验教训，结合本行业、本部门、本会议的特点，加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值，可以借来一阅。有时，“与君一席谈胜读十年书”，也不妨一试。
对策划国际会议的目的和注意事项有了基本了解之后，我们就可以就策划中经常遇到的问题做进一步探讨。
一、会议宗旨
所谓会议宗旨就是指举办某一特定国际会议的目标。对此，会议的主办者都会准确和简明的语言加以阐明。例如1981年在墨西哥举行的坎昆首脑会议的主要目的便是：“通过国际元首和政府首脑，对全球谈判和其他讲台上关于国际经济合作的其他努力，获得认识上的真正一致，并给予积极的政治推动，以促进全球谈判达成协议。”从这段文字里，我们至少可以看出三层意思：
（一）与会者的层次：国际元首和政府首脑；
（二）目的：促进全球谈判达成协议；
（三）手段：对全球谈判和其他讲台上关于经济合作的其他努力，获得认识的真正一致，并给予积极的政治推动。
二、会议名称
我们每个人都有一个姓名--张三、李四、彼得、约翰。国际会议成千上万，也各有名称，以示区别。人的姓氏取自山川树木、飞禽走兽、职业工种、册封官衔。国际会议则可以得名于：
（一）所属国际机构的名称，如联合国大会、国际红十字大会、各国议会联盟大会、扶轮国际大会；
（二）与会国所属的集团，如西方七国首脑会议、世界穆斯林大会、欧佩克（石油输出国组织）部长级会议、英联邦政府首脑会议；
（三）与会国所在的地区，如泛美会议、非洲国家首脑会议、亚太区域和平会议、欧洲安全和合作会议；
（四）举行会议的地点，如旧金山会议、万隆会议、布雷顿森林会议、达沃斯世界经济论坛；
（五）所属专业或职业，如世界林业会议、联合国海洋法会议、国际敦煌学术会议、亚洲胸外科医生会议；
（六）突出的国际问题，如联合国最不发达国家会议、世界人口会议、柬埔寨巴黎国际会议、关于裁军问题的特别联大；
（七）社会主张或政治运动，如世界反对各族隔离行动大会、亚非人民团结大会、世界佛教徒大会、国际社会常代表大会。
为了使用上的方便，国际会议常用简称。为此，需查核会议的全称，以确定何所指。如“日内瓦会议”便不计其数。假若不加以限定，就无法使人对号入座。我国在50年代中期就参加过两次日内瓦会议。一次是1954年关于朝鲜和印支问题的日内瓦会议，另一次是1955年关于老挝问题的日内瓦会议。
国际机构召开的常会、例会通常都排以序号，以表明会议的顺序并便于辨别。例如，第X届特别联大、第X届不结盟国家和政府首脑会议、太平洋经济合作会议第X届国际大会等。除序数外，人们还经常在常会、例会的名称上标明会议的主题。例如，在“第一届特别联大”前又冠以“关于巴勒斯坦问题”的字样，形成意思更为完整的“关于巴勒斯坦问题的第一届特别联大”。
国际会议的名称应力求简短、易读、易记。以为把名称叫得越复杂便函显得越重要的认识是没有根据的。至少从公关的角度来看是不可取的。举例，称“亚太合作国际会议”便足矣。如取名“亚太合作国际会议：日、美、中新兴工业经济及东盟的作用”便嫌繁冗了。
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