有序的会议住宿安排是会议成功举行的一个有力保障，因此在做会议策划的时候，会议住宿安排在会议前也需要好好制定。
(一)安排方式
对于会议住宿，最简单的方法是由与会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题：
1、遇到旺季，酒店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2、与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。
3、会场租金可能较高，通常酒店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
(二)住宿程序
一旦预订的房间决定后，会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序：
1、告诉酒店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2、告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3、经由主办单位代为处理。
4、经由主办单位的住宿组人员负责。
(三)预定会议住宿的方式
会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡：
如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向酒店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向酒店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常酒店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单：
住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给酒店，并告诉酒店收款方式，内容包括：
1、注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2、注明杂费由谁负责(如在酒店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3、房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。
4、要求酒店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后，主办单位会提供你一份酒店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与酒店业务代表谈房价。如果可能，最好实际去看一下使用酒店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请酒店人员答复，同时也可以了解酒店预订作业和前台服务情形。
特别预订：
有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订200间，20间为VIPs(贵宾)使用，其余180间为与会代表，使用特别预订是因为有些贵宾和参展商都要特别小心接待。详细与酒店业务代表讨论细节：
1、特别预订多少房间，什么类别和房价。
2、预订的作业程序。
3、什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给酒店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。最好注明他们的身分，因为酒店经常根据你这份住房表提供贵宾(VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。
400-0571-361
