如何确定与会人员

  与会人员的确定是非常关键的，多了给会议服务成本造成不必要的消费，少了又达不到会议服务效果。所以，伍方会议服务在确定与会人员时，最重要的原则是选择适当少数的人。但是往往很难做到，因为总是有人觉得自己应该参加会议，但是却不能为会议有所贡献，或是从会议得到什么。有的人虽应该参加会议，但是他们却觉得无法为会议有所贡献。确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于哪一种类型。如果它是一个提供信息的会议，那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供的信息的人，加果这个会议是解决问题的会议，就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人，以及那些愿息为这个问题的解决做出贡献的人来参加。

通常，伍方会议服务在决定与会的人选时要遵循以下两个原则：

1.选择对实现会议目标有潜在贡献的人

 会议既然是以目标的实现为导向，因此在决定与会者人选时应优先考虑的是，邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。例如庆典、纪念会等隆重会议邀请相关的上级领导参加，以显示会议的里要性。

2.选择因参与会议能够获得益处的人

现代会议服务业中，邀请参会人员是非常重要的工作特别是在商业性会议中，因此对于选择邀请参会人员时，要考虑那些可以通过会议获得各方面益处的相关人员，当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。 

需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有3个：

①会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。

②会议人员越多，会议的效率可能越低会议控制越难。

③随着与会者人数的增加沟通将趋于困难。

这一重要原则一定要把握好，以免让会议达不到最佳的会议服务效果。

资料整理：旭芳