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会议策划应注重的小细节

发布时间:2013-10-10   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

会议,因会而议论,而会议策划则是因会而准备,接下去就伍方会议服务的会议策划经验与心得做个小小的探讨,并且提供给大家。

会议的准备:在前期都应该罗列出会议召开前需要做的各项大到小的工作流程。会议时间、会议名称、会议地点、会议主题、会议宗旨等。并且还有会议的经费预算、谈判等等。这些工作必须要由一个会议筹备小组去做的,正所谓个人的力量是有限的。

会议必备文件有以下几个:《嘉宾证(出席证)》、《会议服务指南》、《会议通知》、《会议注意事项》、《会议议程》、《参会嘉宾通讯录》、《筹备组通讯录》等。《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》在会议召开一周前寄给参会人员,凭证出席,剩下的统一用会议文件袋装好,备于会议前发给每个参会人员一份。

需要伍方会议服务强调的是《会议服务指南》中须注明会议时间、地点、会议宗旨、参会人员名单及会场内情况的一些简单的介绍,最好附上一份会场地图,便于参会人员了解会场情况,为了避免到时候出现混乱等情况。

会议召开前的两个小时会议筹备组就必须要把会场布置好,包括课桌、讲台、标签、易拉宝、笔纸等等,会议一般都需要注意以下几个方面:

一、投影、扩音设备的提前布置调试

投影幕布的摆设要求是不要挡住会议的主海报或会议主题幕布、条幅等,并且各种设备应该在会议举行前的一个小时就调试好。

二、鲜花、水果的布置

鲜花以及水果的新鲜度应该不用再次强调了,这些都是会议的小细节,但是如果做好的话可以为会议的成功召开更有一定的帮助性。

并且在与会人员到达现场后,应该给他们每人分发一份会议资料袋,由专门人员招待嘉宾入位,并且还为嘉宾倒上准备好的茶水。
三、宾客姓名标签的摆放

现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就伍方会议服务而言会推荐客户选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。

资料整理:小烩

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