申办国际社团会议的审批-会议知识-杭州伍方会议服务有限公司


    会议知识
  • 申办国际社团会议的审批

  • 信息来源:杭州伍方会议服务   最后发表时间:2013-07-31   浏览量:4034
  • 一、国际社团会议的审批制度

    (一)我国审批国际社团会议的基本要求与程序

    在我国举办国际会议和在其他国家举办国际会议由很大的不同,其中最大的区别是对举办国际社团会议的审批制度。在我国举办任何规模的国际社团会议都属于外事活动,必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。国际社团会议的审批工作是一件非常严肃的外事工作,尤其是有几千人参加的大型国际社团的年会,伍方会议服务会充分做好调研工作及可行性报告,在有一定申办成功的把握时,再向上级主管部门申报,否则全部审批工作就有可能白做。

    1.举办国际社团会议必须办理报批手续

    在我国举办国际会议的主办单位必须向有关政府主管部门申请,得到批准并取得会议批件后方可开始筹备。在申请举办国际会议的报告经过批准前,任何个人和机构不得擅自向国际组织申办和承诺国际会议在我国举办,也不得承诺与外方合作,协助外方在我国举办国际会议。

    2.举办国际社团组织会议的机构必须具备一定的资质

    申请举办国际社团会议的机构必须是法人社团或单位,它能够制定国际社团会议的举办方案,负责会议的组织实施和财务管理等重要工作并能够承担举办会议的民事责任。

    3.申请举办国际社团会议的程序

    拟举办国际社团会议的机构首先应向主管部门汇报,得到口头批准后,再提出书面申请文件,文件主要包括申请报告和申请表;申请文件一式两份,递交后等待批准。举办国际社团会议的申请不得通过多重渠道上报。

    (二)国际社团会议审批的权限和时限

    1.国际社团会议审批的权限和时限

    中小型国际社团会议,可由各省、自治区、直辖市党委和人们政府,中央和国家机关各部委审批。省、部级以下部门无权批准举办国际会议。

    举办大型国际社团会议,以及邀请外国政府现职部长以上的官员和在国际 国内游中央影响人士参加的高级别国际会议,均应先由各省、自治区、直辖市党委和人们政府,中央和国际机关各部委商外交部同意,报国务院批准。

    凡是申办需要国家财政经费支持的国际会议都必须先经财政部同意后方能开始办理会议的其他审批手续。

    2.国际社团会议审批的时限

    由各省、部级审批的国际会议,一般应提前8至12个月审批报批。需上报国务院批准的国际会议,应提前12个月提出申请报批。需国家财政经费支持,申请报告应在会议举办前一年的3月份以前提出,一遍纳入年度计划和预算。

    二、国际社团会议的报批程序

    (一)报批前的准备工作

    在向有关政府主管部门办理会议的报批手续前,要先明确下列准备工作是否完成或条件是否具备。

    1.会议的申办者与承办者

    会议的申办者通常应是我过在国际社团的国际会员或团体会员;有些国际社团还要求申办者要获得国家政府部门或者全国性机构支持,申办者就要事先与有关部门联系并取得这些部门的支持。会议的申办者通常应是会议的主办单位,它应该具备前述举办国际社团会议的资质。会议可以同时由几个单位联合申办,但应由一个单位提交报告,明确其他各个单位所承担的义务和享受的权利,并应有书面的材料备案。

    会议承办单位是指接受主办单位的委托,负责国际会议某方面具体工作的单位,承办单位可为一个或多个。国际上会议承办单位通常是PCO。

    境外机构在我国境内举办国际社团会议需委托或联系我国境内机构作为主办单位或承办单位,不得独自在我国举办国际会议。

    2.我国的专业水平

    我国会议组织者在申办国际社团会议时,一定要考虑我国在该学科领域的研究水平:是否能提供具有国际先进水准的会议报告,是否能组织一定数量的国内学者的论文。目前我国许多机构之所以到现在也不能申办所加入了多年的国际社团的年会,专业水平不高是一个很重要的原因。

    3.我国的综合国力

    综合国力是争取国际社团会议的基础。许多国际会议始终在几个西方工业强国轮流举办的重要原因就在于此。

    4.会议经费平衡

    国际社团要求会议的承办国能够做到收支平衡。通常国际社团不会为会议提供任何形式的经费,有些国际社团甚至还要求承办国在会议会议结束后上缴一部会议的收入。另外国际社团还经常会提出许多其他方面的要求,如国际社团组织负责人和大会特邀报告人参加会议不但免交注册费和住宿费,同时还要由承办国提供国际旅费,有的甚至还需要发给特邀报告人报告费用,许多国际社团组织会议仅这部分开支就占到了会议总支出的1/4.

    5.举办城市

    国际社团会议大都具有规模大和要求高的特点,选择的城市要能满足会议的各种要求,特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。国际社团会议来自国外的代表大多数,为方便他们的参加,应尽量将这类会议安排在北京、上海和广州等国际航班较多的城市。这些城市与世界上的许多国家有直达国际航班,可以节省国外代表的国际旅费和方便他们的国际旅行。

    6.举办时间和会期

    国际社团系列国际会议的时间一般都固定在每年的5—10月,这也是北半球国家的旅游黄金季节和大学假期。在我国安排具体时间要注意避开我国的“五一”和“十一”两个旅游高峰。遇到每5年中国共产党举办代表大会的年份时,要特别注意会议安排的月份。

    (二)研究国际社团的有关文件

    举办国际社团的会议首先应研究该国际社团的有关文件。通常由两个文件是最主要,一是该国际社团的章程,二是举办该社团会议时对东道国的要求。在研究国际组织要求中,要特别注意东道国需要承担的财务义务。

    (三)办理报批手续

    如果在国际社团章程中没有任何不利于我国的条款,而我国又能承担举办会议所要承担的财务义务,就可以开始按规定办理举办该国际社团会议的报批手续,向上级主管部门提交申请报告和申请表格。我国不同地区和不同部门,虽然申请报告和表格的要求和形式并不完全相同,但都应包括下列主要内容:

    1.会议名称

    国际社团会议名称的中文全称和英文全称以及英文缩写。

    2.会议时间

    举办国际社团会议的确切时间和会期,应包括起始的年、月、日和结束的年、月、日,特殊情况可以先报会议召开的年和月。

    3.会议地点

    国际社团会议的召开地点,应明确所在省和城市,可以不写举办会议的会议中心或宾馆。

    4.会议组织者

    会议主办单位、承办单位名称的中文全称和英文全称。

    5.预计会议人数

    应包括总人数和国外代表的人数(不含港、澳、台地区代表)。

    如邀请国外部长以上高级官员、国外新闻记者、未建交国家人员、以及台湾地区的人员参会,应予以说明。

    6.会议宗旨、目的、背景的简单介绍

    对该会议的宗旨、目的、背景、形式、主要议题和专业内容,要用中、英问作简要说明。

    对该会议对我国国民经济建设或科学技术发展的促进意义加以简单介绍。

    7.会议经费来源

    着重说明该会议的主要经费来自会议代表缴纳的注册费,注册费的金额基本妈祖支付会议的各种开支,因而该国际会议能够满足我国财政部对在我国举办的国际会议的财务要求,既能够在财务上做到以会养会,收支平衡,略有结余。

    8.会议附设展览会

    简单介绍举办附设展览会的必要性和可能性;该学科领域里的最新技术、产品的市场分析;国内外有关企业、科研机构参展的预测等。

    会议附设展览会的展览净面积一般控制在1000平方米以内,展台数量大约为100个3*3米的标准展台。

    9.会议联系人

    国际社团会议主要主办单位和主要承办单位对内的联系人活着会议秘书长的联系方法,包括通信地址、电话、传真和电子信箱。

    (四)国际会议的批件

    主管部门在收到会议组织者举办国际社团组织会议的事情报告后,根据会议的具体情况进行研究,若申请文件不符合要求,或者对有些问题还需要补充材料时,会要求会议组织者重新提交报告或补充材料;若申请文件符合要求,主管部门会按国际会议的审批权限批准国际会议的申办,并发给会议组织者申办国际会议的批件,即所谓“红头文件”。

    (五)申报国际社团会议时注意的问题

    1.国际社团会议的再次审批

    在申办国际社团会议活动取得成功后,伍方会议服务会在会议举办的前一年向主管部门再次提交筹备会议的审批报告,由上级主管部门根据分级审批权限再次批复。

    2.国际社团会议的变更

    国际社团会议因某种原因不能按原批准时间举办,需要延期或提前举办;有的国际社团会议临时改变举办城市,主办单位必须向原上级主管部门提交申请报告,详细说明变更时间和地点的理由,还应附上国际社团同意变更召开时间和地点的书面次啊聊,由审批单位另行批复。

    资料整理:小烩

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