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大型会议会展酒店安排流程

发布时间:2012-12-22   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

根据伍方会议服务多年的经验,如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么住宿安排及签到就是一项复杂的工作。

通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的:

1、回执统计表

2、签到表格

3、引导及协助人员

4、住宿宾馆准确的房间数量及房间号

5、房间分配表

6、总台及时拿出房卡

7、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)

8、入住酒店相对明显的路径指示

9、会议会展须知

10、会议会展详细日程

11、考察线路及参与方式

12、酒店功能开闭说明及付费标准

13、返程预定及确认

14、会务交通使用方式及付费标准

如果可能,伍方会议服务建议尽量使用计算机作签到,如会议电子签到机。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。

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