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会务操作手册-完整版

发布时间:2012-07-08   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

会务操作手册总结-伍方会议

1、 款项申请,各种会务款提出预算,及早申请,保证会务费及时到位,保证会议顺利进行。

 

2、 与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数,签订合同。与旅行社确定旅游项目,价格,旅游人数,签订合同。

 

3、 分工明确,各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确,并且做好培训工作,每个岗位应该做好哪些,应注意事项等说清楚,各岗位准时到岗,不准中途离开岗位。

 

4、 邀请工作,策划的邀请函出来后,整理出邀请话术,再根据各地的具体情况来邀请客户,把会议的主题、亮点说清楚,吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品或正版软件说清楚,旅游项目说得吸引人一些。客户参会名单及时整理好。

 

5、 会议资料准备:打印好准备物清单,按清单一一核实,需要异地运输的,及时快运过来。保证资料及时到位,总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。

 

6、 会场布置:酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等,各种指引牌,餐厅的祝福条幅与宣传牌等,酒店房间的水果与问候卡,会场的背景板,条幅,为会议特别制作的宣传画、主持台LOGO、鲜花,各种展架,座位矿泉水,会议纸笔,笔记本电脑到位(主持台一台,控制台一台,演示区2-4台)。茶歇区布置,主持台的台式麦克1-2个、无线麦克2-4个,音响、投影预备与调试,摄影机预备与调试,专业照相机2-3台,礼仪物品与礼仪小姐,奖品、礼品到位。声光电调试,桌签核对与制作、排列。演讲时间控制牌。预留座椅。贵宾室布置。技术演示区布置。

 

7、 签到处:会前装好会议资料,按类分好,布置好签到台,签到前把已经报名的名单打印4份,以保证报名人数集中时能分批签到,节约时间,空白的报名表多打印些,分成几份,分批签到。签到人员要及时整理签到名单,统计人数。明确职责,把开收据、收钱、给资料的人员分工明确,收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名,以便查找。餐劵如果中、晚餐券种类多,一定要清楚的送给客户,不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。如果有旅游项目,及时统计好旅游人数与名单,方便与旅行社核对人数与账目。会中,及时把签到表整理好,打印成册,会后发给与会者。

 

8、 接待人员,有专人负责租车事宜,接机接车有专门人员配置,这些人员要掌握司机电话,车型与座位数,以便及时调度车辆;还要掌握客户到达机场车站准确时间,安排工作人员与司机接待。准备好接待牌,使客户能准确找到会务接待人员。跟车人员准确把客户送到会场,安排住宿,重要领导与嘉宾需要专门人员接待,嘉宾房间提前开好,嘉宾到后直接入住。会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上,尽量让客户前排就坐。

 

9、 会务房间:会务组设专人负责开房间,统计房间数与嘉宾入住人数,入住房间一定要写清楚嘉宾的详细信息,保证工作人员及时找到客户。会务组提前预估到会人数,与酒店预留最低房间数,会议当天会务组开出嘉宾房间,嘉宾到后直接入住;其他客户到后按各个身份证登记入住房间,保证有房可住,嘉宾单住还是与人合住,会务组住宿负责人帮助协调,两人合住的,私下结账。

10、 旅游事项:会务组设专人负责旅游项目,与旅行社沟通协商,确定旅游项目、时间、租车、价格等,会议当天统计好旅游人员详细名单与人数,收好费用,与旅行社的款项交代清楚。会后督促客人及时上车集合,核对人数,请导游向客户说清旅游注意事项,具体事情交给导游负责,如讲解、住宿、餐饮、买票等

 

11、 ,会务组负责监督人数,督促旅游者准时到达各个地点。保证旅行顺利进行。

 

12、 主持人工作:核对议程,反复排练,把串词、议程熟记于心,保证主持时不出错,根据会议主题控制会场氛围,控制好会场的不同时间段的不同氛围,需要激情的时候激情澎湃,需要深沉的时候严肃深沉,需要幽默的时候妙语连珠……根据议程与各个演讲嘉宾核对时间与演讲顺序,保证出场时嘉宾顺利到场,如果嘉宾有特殊情况不能及时到岗,要及时调整议程,并向大会说明情况。会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、宣传片等,保证会中不出错。与音响师、控制台、总协调做好紧密配合,保证会议顺利进行。会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项,如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票

 

13、 事宜等。会前要与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。

 

14、 总协调:会场所有事务的控制工作,保证各种工作顺利有序进行,如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。保证会议顺利进行。

 

15、 会前,总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。

 

16、 嘉宾接待:除机场车站接待、住宿安排外,会前的宴请工作,贵宾室接待工作,记者采访工作,采访内容协调工作,会后宴请工作,红包礼品工作,送嘉宾到机场等工作。

 

17、 控制台:控制会场的声、光、电,与音响师、主持人做好配合,保证达到会议效果。会前、会中、会后的音乐控制。

 

18、 礼仪小姐:颁奖、抽奖等工作的礼仪工作,与议程吻合,总协调提前做好礼仪培训工作。

 

19、 餐饮服务人员:会前与酒店保证最低和最高就餐人数,保证酒店预留足够的饭菜。会后引导客户到餐饮区,分好区,保证客人有序的就坐,销售公关人员要及时调整与客户的就餐位置;与酒店做好统计人数工作,方便会后结账。餐票出现问题,及时与酒店协调。饭菜、饮料、酒水要充足,雅间要提前预定,菜单提前定好,让客户及时满意的就餐。就餐后,与酒店签字,核对餐券,确定就餐人数。

 

20、 采访负责人:做好记者的接待工作,红包分配,写清名单,方便以后结账。培训好记者如何采访嘉宾,何时何地,采访稿、新闻稿提前给记者,保证采访、新闻及时公布,采访地进行精心布置,如鲜花、水果、饮料、背景板、摄影机、相机、灯光、接待人员布置完毕。会中、会后保证新闻报道及时到位。与记者、摄影师协调,各种影像资料要保存好。

21、 摄影师:保证会议当天摄影机到位,设备、摄影带、储存卡等充足,做好远景、近景、特写的摄影工作,听总协调指挥,做好会场、签到处、嘉宾采访、重点事件等各区的摄影工作。

 

22、 技术演示区:2-4台笔记本电脑,装好产品,技术人员到位(插座备好)。

 

23、 会后礼品发放区、收取调查表区,督促客户凭调查表领取礼品或软件,保证收全调查表,发送礼品。

 

24、 结账人员:与酒店协调好,做各种账务的统计工作,顺利结账。会前的定金、汇款、结算方式、发票等,各种费用的结算,如住宿、餐饮、租车、摄影、设备等费用。统计好住宿人员名单,整理出会务组费用部分的住宿房间数,根据就餐人数结算餐饮费。 

 

编辑者:杭州伍方会议服务

 

 

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