国外会议业的整体推广

       伍方会议服务发现在会展经济发达国家，会议业往往和旅游业归并在一起进行统一管理，特别是捆绑在一起开展宣传促销，这种行业管理模式为会议业的整体推广奠定了良好的基础。国外会议业的整体促销取得了显著的效果，其基本原理是以一个整体概念向外宣传某个国家或城市的优良环境，以吸引更多的国际性会议。具体操作方式如下：
 
　　1、政府组织目的地整体营销 
会议目的地整体促销历来受到会展发达国家和地区的重视。例如，香港旅游局、贸易发展局和展览会议业协会合作开展了大量的目的地营销活动，以期共同推进本港旅游业和会展经济的发展。在各相关机构的共同努力，每年在香港举办的大型会议超过400个，来自世界各地的与会代表近4万人。再如，早在1974年，新加坡旅游局成立展览会议署，该机构不是管理部门，其主要职责是协调配合会展公司开展工作，而且不收取任何费用。展览会议署每年都会制定专门的推广计划，到全世界各地介绍本国的旅游业和会展发展情况，并且举办会展经济方面的研讨会，向与会者尤其是国际会议或展览会的组织者宣传新加坡举办会展活动的优越条件。 

　　2、充分发挥国际组织的作用 
开展会议目的地整体推广离不开国际权威组织的支持和认可。这里的“国际组织”可以分成两种类型，一类是专业会议组织，另一类是各个具体行业的国际性协会或组织，前者能为会议举办地或会议策划公司提供指导、评估、推荐等服务，后者则直接创造更多的会议机会。正是出于上述原因，国外有条件的城市都十分注重发挥这两类组织的作用，以争取更多的国际性会议。主要体现在两个方面： 
　 （1）积极争取推介和支持 
目前，在全球有较大影响的国际性会议组织主要有国际大会与会议协会（ICCA）、会议中心国际协会（IACC）、专业会议管理协会（PCMA）、目的地管理者协会（ADME）、奖励旅游管理学会（SITE）和国际会议观光局协会（IACVB）等。其中，ICCA的规模和影响最大，该协会拥有650多个会员，分布在80多个国家，这些会员来自多个行业，构成了庞大的会议资源网络。此外，ICCA在对会议进行统计和推荐时也有一套严格的标准。 
　　国外的会议公司、奖励旅游公司和各个城市的会议观光局，包括一些旅游院校，都十分注重与ICCA等国际组织保持紧密的联系，并积极争取它们的支持，因为如果能得到这些组织的认可和推介，势必会增强本组织以及所办会议的权威性。 
　 （2）积极申办国际性会议 
会议业整体推广的另一个层面是积极争办国际会议。事实上，国外众多城市已经将专业会议组织或国际性行业协会视为整体营销的重要对象。据2002年ICCA的统计结果，平均每个国际会议的申办城市都在10个以上，竞争相当激烈。各类国际会议的承办方式及争取条件在其国际组织的章程中皆有明确说明，因此，在争办一个国际会议之前，首先要了解组织章程的规定及如何争取，这样才能事半功倍。 

　 3、危机事件的预防和处理 
2003年，鉴于SARS疫情对全球旅游业的巨大冲击，世界旅游组织发布了《旅游业危机管理指南》(Crisis Guidelines for the Tourism Industry)，以指导成员的危机应对和管理工作。该行动指南中提出的若干建议同样也适合会议业。世界旅游组织认为，旅游业危机管理的主要途径有四种，即沟通、宣传、安全保障和市场研究。其中，基于诚实和透明基础之上的良好沟通是成功危机管理的关键。《指南》针对危机之前、危机期间和危机过后三个阶段分别提出了行动建议。从该行动建议中，会议界（包括政府、行业协会和企业）可以获得很多启示。事实上，长期以来，国外的众多会议业发达城市一直强调从如下四个方面入手来预防和处理危机事件： 
　　——建立畅通、统一的沟通系统，让会议策划和组织者充分了解会议目的地的真实情况，尤其是要及时消除他们对本城市的负面印象； 
　　——建设和维护目的地营销系统（DMS），大力推进城市的整体宣传促销，并及时传达城市的最新动态； 
　　——做好会展市场调研和日常统计工作，并尽早将信息反馈给有关企业，同时为会议营销活动提供依据； 
　    ——努力营造安全的办会环境，可以预见，安全工作将是未来城市申办大型会展活动的重要竞争因素之一。

资料整理：伍方会议服务